9 astuces informatiques simples pour le lieu de travail

9 simple IT hacks for the workplace — Shutterstock

Utilisez des modèles pour les tâches répétitives

Si vous devez exécuter la même tâche de manière répétée, faites un modèle. Non seulement vous gagnerez du temps, mais vous pourrez également vous en servir comme aide-mémoire pour n’importe quel élément qui pourrait manquer dans un document. Pour sauver un modèle dans Microsoft Word, par exemple, il suffit simplement de modifier le type de fichier en «modèle Word» (à l’aide du menu déroulant sous le nom du fichier).

Téléchargez un gestionnaire de mots de passe

La plupart des sites web et des systèmes en ligne requièrent un mot de passe. Essayer de tous les retenir peut être difficile et vous avez probablement l’habitude de les réinitialiser régulièrement! Téléchargez un gestionnaire de mots de passe (par ex. LastPass) et diminuez le temps que vous perdez à essayer (en vain) de vous identifier.

Utilisez un filtre de lumière bleue ou appliquez la règle 20-20-20 pour lutter contre la fatigue visuelle

Regarder un écran d’ordinateur pendant des périodes prolongées, en particulier en cas de faible luminosité, peut provoquer une fatigue visuelle et réduire la qualité du sommeil. Pour lutter contre ce phénomène, téléchargez l’un des nombreux filtres de lumière bleue disponibles (par ex. Windows 10 Night light, CareUEyes Liteet Iris mini). Ces logiciels ajusteront automatiquement la couleur de votre écran en fonction du moment de la journée et filtreront les niveaux inutiles de lumière bleue en la remplaçant par des tons plus chauds.

Par ailleurs, selon la règle 20-20-20, pour chaque période de 20 minutes passée à regarder un écran, il faut regarder un objet situé à 20 pieds (6 m) pendant 20 secondes. Si les temps d’écran prolongés vous inquiètent, appliquer cette règle pourrait vous permettre de protéger facilement vos yeux.

Utilisez une application anti-procrastination ou un système bureautique de gestion du temps

Il existe un large choix d’applications «anti-procrastination» et de systèmes bureautiques de gestion du temps. Des applications telles que Be Focused favorisent la productivité en déterminant la durée des périodes de travail et des pauses, ce qui vous permet de répartir des tâches importantes en sous-tâches de moindre ampleur et de suivre leur réalisation. L’option permettant de bloquer certains sites web pour une durée spécifique permet de réduire le temps passé à consulter les médias sociaux.

Abandonnez les courriels

Si le courriel est la méthode préférée de communication d’entreprise depuis de nombreuses années, grâce à l’introduction de logiciels tels que Microsoft Teams, Slack et Trello, il n’est plus nécessaire de passer des heures à consulter une boîte de réception pleine. Rassemblant de multiples fonctionnalités, dont des conversations de groupe, des outils de planification et des systèmes de vidéoconférence, ces logiciels permettent de raccourcir et de simplifier considérablement les processus administratifs, et de consacrer davantage de temps à des travaux utiles et hautement prioritaires.

Raccourcis clavier

Les raccourcis clavier peuvent faire gagner du temps en vous permettant d’exécuter une fonction en quelques secondes sans utiliser votre souris. Il existe des centaines de raccourcis clavier, mais en voici certains parmi les plus populaires:

Ctrl+Z = annuler
Ctrl+Y = rétablir
Ctrl+X = couper
Ctrl+C = copier
Ctrl+V = coller
Ctrl+A = sélectionner tout
Ctrl+B = gras
Ctrl+I = italique
Ctrl+U = souligné
Ctrl+N = nouveau document
Ctrl+P = imprimer

Profitez de l’apprentissage en ligne gratuit

L’internet regorge de possibilités d’apprentissage que l’on peut suivre à distance et gratuitement. Google Digital Garage, par exemple, permet aux étudiants d’acquérir des connaissances et compétences numériques qui les aideront à développer leur carrière et leur entreprise, et leur offre un certificat d’achèvement qu’ils pourront faire figurer sur leur CV.

Numérisez vos documents et créez des PDF à l’aide d’applications mobiles

Si l’on vous donne un document imprimé important, vous pouvez désormais utiliser des applications pour téléphone mobile telles que CamScanner pour le convertir en fichier PDF sans avoir à le retaper manuellement. Il est fini le temps où vous deviez fouiller votre sac ou votre bureau rempli de papiers!

Installez un logiciel de partage de fichiers

Utiliser un logiciel tel que Dropbox ou OneDrive vous permet d’accéder à vos fichiers en dehors du bureau à partir de nombreux ordinateurs et appareils différents, ce qui peut être particulièrement utile lorsque vous êtes en télétravail. Soyez toutefois prudent si vous traitez des informations sensibles ou confidentielles; parlez-en au département informatique de votre entreprise en cas de doute.

Nous espérons que ces astuces vous permettront de devenir rapidement un as du numérique!

Article rédigé en partenariat avec EURES, le portail européen sur la mobilité de l’emploi.

Liens connexes:

LastPass

Windows 10 Night light

Google Digital Garage