Šest nasvetov za učinkovitejšo uporabo programa Microsoft Word

To je raznolik program z ogromno pametnih funkcij in uporabnih bližnjic. V tem članku bomo govorili o nekaterih najbolj priljubljenih in vam tako, upamo, omogočili njegovo uspešnejšo in učinkovitejšo uporabo.

Opozoriti je treba, da v tem članku obravnavamo Word 2016, zato morda nekatere funkcije ne bodo na voljo, če uporabljate starejšo različico.

Počisti oblikovanje

Funkcija „Počisti celotno oblikovanje“ je po našem mnenju ena najboljših sprememb v Wordu od odstranitve neslavnega pomočnika – sponke Clippit. Kot že ime pove, s to funkcijo hitro in enostavno odstranimo celotno oblikovanje izbranega besedila in povrnemo privzete nastavitve.

Zakaj je to tako uporabno? Če ste kdaj kopirali in prilepili besedilo od nekod drugod (npr. interneta) v Word, ste morda opazili, da se niso kopirale samo besede, ampak tudi celotno oblikovanje. Spreminjanje velikosti, vrste in barve pisave ter razmika med vrsticami je zamuden postopek, včasih pa določenih elementov, tudi če se še tako trudite, enostavno ne morete spremeniti. S funkcijo „Počisti celotno oblikovanje“ odpravite težave tako, da kliknete gumb (Osnovno > Pisava > in v zgornjem desnem kotu izberete ikono „Počisti celotno oblikovanje“).

Preslikovalnik oblik

„Preslikovalnik oblik“ omogoča kopiranje oblikovanja z ene lokacije na drugo. Postopek je hiter in enostaven: označite oblikovanje, ki ga želite kopirati, izberite orodje „Preslikovalnik oblik“ (Osnovno > Odložišče > Preslikovalnik oblik) in kliknite besedilo, ki ga želite oblikovati. Z enim klikom na izbrano besedilo lahko kopirate oblikovanje samo enkrat, preden se orodje onemogoči. Z dvojnim klikom bo orodje ostalo omogočeno, tako da boste isto oblikovanje lahko kopirali večkrat.

Slogi

„Slogi“ so naprednejša oblika preslikovalnika oblik. Čeprav lahko na začetku predstavljajo določen izziv, lahko z njimi predhodno določite velikost pisave, barvo pisave, razmik med vrsticami itd. To je zelo uporabno pri daljših dokumentih, da se izognete pomikanju po straneh, da bi našli obliko, ki jo želite kopirati.

Nastavljene sloge lahko takoj uporabite v dokumentu. Podokno za pregledovanje slogov je pod zavihkom Osnovno > Slogi, na desni strani podokna pa so tri puščice – gor, dol in dol s črto nad puščico. S klikom na tretjo možnost lahko ustvarite lastne sloge.

Kazalo vsebine

Vstavljanje kazala vsebine je dokaj enostavno, vendar pa imate lahko težave že pri samem iskanju te možnosti. Kazalo vsebine je v zavihku Sklici > Kazalo vsebine in ne v zavihku „Vstavljanje“, kot bi morda pričakovali. S klikom na „Kazalo vsebine“ se odpre spustni seznam, v katerem so vse privzete tabele, ki jih lahko vstavite v svoj dokument.

Imate dve možnosti: lahko se odločite za privzeto tabelo ali pa ustvarite svojo. Če ne želite prilagoditi svoje tabele ali niste najbolj spretni pri uporabi slogov, je verjetno najbolje, da se odločite za eno od privzetih tabel. S klikom na tabelo jo dodajte v svoj dokument in pričnite z delom.

Če že uporabljate nekaj privzetih slogov za naslove (običajno se imenujejo „Naslov 1“, „Naslov 2“ ali „Naslov 3“), se bodo v kazalu pojavili vsi naslovi s temi slogi. Ne skrbite, če se to ne zgodi in je vaša tabela prazna – naslove, ki jih želite dodati, lahko izberete ročno. Najprej označite zadevni naslov. Nato izberite možnost „Dodaj besedilo“ in na koncu izberite ustrezno raven. Naslovi se bodo pojavili ob naslednji osvežitvi kazala vsebine.

Kazala vsebine po meri so nekoliko bolj zapletena, razlago postopka pa smo prepustili strokovnjakom podjetja Microsoft, zato za popoln nadzor nad tabelo upoštevajte njihove napotke.

Ponovitev zadnjega dejanja (F4)

Delo s programom, kot je Word, včasih zahteva ponovitev dejanj. Dobra novica je, da vam dejanja ni treba vsakič ponoviti ročno – enostavno pritisnite F4 in zadnje dejanje se bo samodejno ponovilo kolikor krat želite. Ta funkcija ne deluje samo v programu Word, ampak tudi v programih Microsoft PowerPoint in Excel ter vam prihrani veliko časa.

Preprosta oznaka

Funkcija „Sledi spremembam“ obstaja že vrsto let, najnovejša različica pa je možnost „Preprosta oznaka“ (Pregled > Sledenje > „Preprosta oznaka“ v spustnem seznamu). Ta funkcija nam je še posebno všeč, saj omogoča pregled nad izvedenimi spremembami in pregled končnega izdelka, ne da bi se morali prebijati skozi vse spremembe (ki lahko pri večjem številu urejevalnikov povzročijo precejšnjo zmedo).

Če si želite ogledati določeno spremembo, enostavno kliknite na rdečo črto na levi stani besedila in tako vklopite celotno funkcijo.

To je bilo naših šest nasvetov za učinkovitejšo uporabo programa Microsoft Word. V programu Word je seveda na voljo še veliko drugih koristnih funkcij in bližnjic, vendar se nam navedene zdijo še posebno uporabne. Upamo, da tudi vam.

 

Več o tem:

Evropski dnevi zaposlovanja

Drop’pin@EURES

Poiščite Euresovega svetovalca

Življenjske in delovne razmere v državah Euresa

Euresova zbirka podatkov o prostih delovnih mestih

Euresove storitve za delodajalce

Euresov koledar prireditev

Prihodnji spletni dogodki

EURES na Facebooku

EURES na Twitterju

EURES na LinkedInu