Six astuces pour augmenter votre efficacité dans Microsoft Word

C’est un programme polyvalent disposant de centaines de fonctionnalités ingénieuses et de raccourcis utiles. Nous parlerons dans cet article de quelques-unes de nos fonctions favorites, dont nous espérons qu’elles vous aideront à vous servir plus efficacement de Word.

Il convient de noter que nous travaillons avec Word 2016. Si vous avez une version plus ancienne, certaines des fonctionnalités décrites dans le présent article ne sont peut-être pas disponibles.

Effacer toute la mise en forme

À notre humble avis, «Effacer toute la mise en forme» est l’un des meilleurs changements apportés à Word depuis l’abandon du tristement célèbre trombone. Comme son nom l’indique, cette fonction supprime rapidement et facilement toute la mise en forme du texte sélectionné, en rétablissant les paramètres par défaut.

En quoi est-ce si utile? Eh bien, s’il vous est arrivé de copier et coller du texte provenant d’une autre source (par exemple, l’internet) dans Word, vous avez peut-être remarqué que vous n’importez pas seulement les mots, mais aussi toute la mise en forme. Cela prend du temps de devoir chaque fois modifier la taille des caractères, leur police, leur couleur et l’espacement des lignes – sans compter que, parfois, vous vous retrouvez avec des éléments que vous n’arrivez pas à changer, malgré tous vos efforts. «Effacer toute la mise en forme» vous débarrasse du problème en un seul clic (Accueil > Police > icône «Effacer toute la mise en forme» dans le coin supérieur droit).

Reproduire la mise en forme

Pour enchaîner sur le même thème, «Reproduire la mise en forme» vous permet de copier la mise en forme d’un endroit à un autre. La fonction est rapide et facile à utiliser: il vous suffit de sélectionner la mise en forme que vous voulez copier, d’activer l’outil «Reproduire la mise en forme» (Accueil > Presse-papiers > Reproduire la mise en forme) et de cliquer ensuite sur le texte auquel vous souhaitez l’appliquer. Un clic simple sur l’option vous permet de copier la mise en forme une seule fois, après quoi l’outil est désactivé. Un double-clic gardera l’option active et vous permettra de copier plusieurs fois la même mise en forme.

Styles

Fondamentalement, les «Styles» constituent une forme plus avancée de l’outil «Reproduire la mise en forme». S’ils peuvent paraître un peu intimidants de prime abord, ils ne sont en réalité qu’un moyen de prédéfinir des choses comme la taille ou la couleur de la police, l’espacement des lignes, etc. Cela peut se révéler très utile dans un document relativement long et vous éviterez ainsi de devoir revenir plusieurs pages en arrière pour trouver la mise en forme particulière que vous souhaitez copier.

Une fois vos styles définis, vous pouvez les appliquer directement dans votre document. Le volet d’affichage des styles se trouve dans Accueil > Styles, et il est flanqué, du côté droit, de trois flèches: une vers le haut, une vers le bas et une autre vers le bas surmontée d’un trait. Un clic sur cette troisième option vous permet de créer vos propres styles.

Table des matières

L’insertion d’une table des matières est un processus très simple, dont l’étape la plus délicate est peut-être d’abord de trouver l’option en question. Au lieu de figurer dans l’onglet «Insertion», comme on pourrait s’y attendre, l’option «Table des matières» se cache dans Références > Table des matières. Un clic sur «Table des matières» ouvrira un menu déroulant contenant les tables par défaut qui peuvent être intégrées dans votre document.

Vous avez à présent deux possibilités: utiliser un modèle prédéfini ou créer une table personnalisée. Si vous ne souhaitez pas personnaliser votre table, ou si vous ne vous sentez pas à l’aise avec l’utilisation des styles, mieux vaut sans doute vous en tenir à l’une des tables par défaut. Cliquez sur la table pour l’ajouter à votre document et démarrer le processus.

Si vous utilisez déjà certains des styles de titre par défaut (appelés généralement «Titre 1», «Titre 2» ou «Titre 3»), tous les titres auxquels ces styles sont appliqués apparaîtront automatiquement dans la table des matières. Si ce n’est pas le cas et si votre table est vide, ne vous inquiétez pas: vous pouvez choisir manuellement les titres que vous souhaitez y ajouter. Tout d’abord, sélectionnez le titre en question. Ensuite, cliquez sur l’option «Ajouter le texte» et, enfin, choisissez le niveau approprié. La prochaine fois que vous rafraîchirez votre table des matières, le titre apparaîtra.

Les tables des matières personnalisées sont un peu plus compliquées et nous laissons aux experts de Microsoft le soin d’expliquer le processus. Assurez-vous de suivre leurs recommandations si vous voulez avoir la maîtrise totale de votre table.

Répéter la dernière action (F4)

Le travail dans un programme comme Word peut parfois comporter des actions répétitives. La bonne nouvelle, c’est qu’au lieu d’avoir à recommencer chaque fois une action manuellement, vous pouvez simplement appuyer sur F4 pour répéter automatiquement votre dernière action autant de fois que vous le souhaitez. Cela ne vaut pas uniquement pour Word: le raccourci F4 fonctionne aussi dans Microsoft PowerPoint et Excel. C’est un gain de temps appréciable.

Marques simples

La fonction «Suivi des modifications» existe depuis bien des années, mais l’option «Marques simples» est plus récente (Révision > Suivi > «Marques simples» dans le menu déroulant). Nous l’apprécions particulièrement parce qu’elle permet de voir en même temps où une modification a été faite, ainsi que le résultat final, sans devoir passer en revue toutes les modifications (ce qui peut être très fastidieux en cas de révisions multiples!).

Si vous voulez savoir de quelle modification il s’agit en particulier, cliquez simplement sur le trait rouge dans la marge gauche du texte pour afficher intégralement les marques de révision.

Et le tour est joué: vous voilà avec six astuces pour augmenter votre efficacité dans Microsoft Word. Il y a, bien sûr, beaucoup d’autres fonctions et raccourcis disponibles dans Word, mais ceux que nous venons de vous présenter nous semblent particulièrement utiles. Nous espérons que c’est aussi votre cas!

 

Pour en savoir plus:

Journées européennes de l’emploi

Drop’pin@EURES

Trouver un conseiller EURES

Conditions de vie et de travail dans les pays EURES

Base de données des offres d’emploi EURES

Services EURES pour les employeurs

Calendrier des manifestations EURES

Prochaines manifestations en ligne

EURES sur Facebook

EURES sur Twitter

EURES sur LinkedIn