Kuusi Microsoft Word -vinkkiä tehokkuuden parantamiseksi

Word on monipuolinen ohjelma, jossa on satoja älykkäitä ominaisuuksia ja hyödyllisiä pikanäppäimiä. Tässä artikkelissa esittelemme muutamia suosikkejamme, joiden avulla voit toivottavasti tehostaa työskentelyäsi Wordillä ja saada parempia tuloksia.

Huomaathan, että tässä artikkelissa viitataan Word 2016 -versioon, joten jos käytät vanhempaa versiota, kaikki ominaisuudet eivät välttämättä ole käytettävissä.

Poista kaikki muotoilut

Poista kaikki muotoilut on mielestämme yksi parhaista Wordiin tehdyistä uudistuksista sitten surullisenkuuluisan paperiliittimen poistamisen jälkeen. Kuten nimestä voi päätellä, tällä ominaisuudella voi poistaa valitusta tekstistä kaikki muotoilut ja palauttaa oletusasetukset.

Mitä hyötyä tästä sitten on? Jos olet joskus kopioinut tekstiä jostain muualta (esimerkiksi internetistä) ja liittänyt sen Wordiin, olet ehkä huomannut, että kopiointi ei koske pelkästään sanoja: mukana tulevat myös kaikki muotoilut. Fontin, fonttikoon, fontin värin ja rivivälin muuttaminen joka ikinen kerta vie aikaa, ja tekstissä voi joskus olla elementtejä, joita ei pysty muuttamaan vaikka kuinka yrittäisi. Poista kaikki muotoilut ratkaisee tämän ongelman puolestasi yhdellä napin painalluksella (Aloitus > Fontti > Poista kaikki muotoilut -kuvake oikeassa yläkulmassa).

Muotoilusivellin

Jatketaan muotoiluteemalla. Muotoilusiveltimellä voit kopioida jonkin kohdan muotoilun toiseen kohtaan. Sitä on nopeaa ja helppoa käyttää: valitse vain muotoilu, jonka haluat kopioida, valitse Muotoilusivellin-työkalu (Aloitus > Leikepöytä > Muotoilusivellin) ja napsauta sitten tekstikohtaa, johon haluat käyttää muotoilua. Jos napsautat työkalua kerran, voit kopioida muotoilun yhden kerran, jonka jälkeen muotoilusivellin poistuu käytöstä. Kaksoisnapsautuksen myötä työkalu pysyy käytössä, ja voit kopioida saman muotoilun useaan kertaan.

Tyylit

Tyylit ovat periaatteessa Muotoilusivellin-työkalun kehittyneempi muoto. Ne voivat vaikuttaa aluksi hankalilta mutta ne ovat vain väline, jonka avulla voidaan määrittää ennalta muotoiluja, kuten fonttikoko, fontin väri ja riviväli. Tästä voi olla hyötyä erityisesti pidemmässä asiakirjassa, ja työkalu auttaa välttämään tilanteet, joissa on selattava useita sivuja taaksepäin jonkin tietyn kopioitavan muotoilun löytämiseksi.

Kun olet määrittänyt tyylit, voit käyttää niitä välittömästi asiakirjassasi. Tyylien esikatseluruutu löytyy kohdasta Aloitus > Tyylit. Ruudun oikeassa reunassa on kolme nuolta: ylös ja alas sekä alas osoittava nuoli, jonka yläpuolella on viiva. Napsauttamalla tätä kolmatta vaihtoehtoa pääset luomaan omia tyylejä.

Sisällysluettelo

Sisällysluettelon lisääminen on aivan helppoa, ja tämän ominaisuuden löytäminen saattaakin olla koko prosessin vaikein osuus. Sisällysluettelo-ominaisuus ei löydy Lisää-välilehdeltä, kuten voisi luulla, vaan kohdasta Viittaukset > Sisällysluettelo. Sisällysluettelo-kuvaketta napsauttamalla avautuu pudotusvalikko, jossa esitetään oletussisällysluettelot, joita voit lisätä asiakirjaasi.

Vaihtoehtoja on kaksi: voit käyttää oletusluetteloa tai luoda oman mukautetun luettelon. Jos et halua mukauttaa luetteloa tai et ole kokenut tyylien käyttäjä, on varmaankin parasta käyttää jotakin oletusluetteloa. Aloita luettelon muodostaminen napsauttamalla luettelomallia.

Jos olet jo käyttänyt joitakin oletusotsikkotyylejä (yleisimpiä ovat esimerkiksi Otsikko 1, Otsikko 2 ja Otsikko 3), tämäntyyliset otsikot ilmestyvät sisällysluetteloon automaattisesti. Mutta ei hätää, vaikka et ole käyttänyt tyylejä ja luettelosi on tyhjä – voit valita manuaalisesti ne otsikot, jotka haluat sisällyttää luetteloon. Valitse ensin haluamasi otsikko. Mene sitten Lisää teksti -kohtaan ja valitse sopiva taso. Otsikot näkyvät sisällysluettelossasi, kun päivität sen seuraavan kerran.

Mukautetut sisällysluettelot ovat hieman monimutkaisempia, ja jätimmekin Microsoftin asiantuntijoiden tehtäväksi auttaa niiden käytössä, joten turvauduthan heidän apuunsa, jos haluat luettelosta juuri sellaisen kuin haluat.

Tee viimeisin toiminto uudelleen (F4)

Wordin kaltaisella ohjelmalla työskennellessä joutuu joskus toistamaan tiettyjä toimintoja. Hyvä uutinen on, että toiminnan manuaalisen toistamisen sijaan kerta toisensa jälkeen voit painaa F4:ää ja tehdä viimeisimmän toiminnon uudelleen automaattisesti niin monta kertaa kuin haluat. Tätä voi hyödyntää muuallakin kuin Wordissä, sillä F4-pikanäppäin toimii myös Microsoft PowerPointissa ja Excelissä ja säästää paljon aikaa.

Yksinkertainen merkintä

Wordissä on jo vuosien ajan ollut Jäljitä muutokset -toiminto, mutta Yksinkertainen merkintä -vaihtoehto on uudempi tulokas (Tarkista > Seuranta > pudotusvalikosta Yksinkertainen merkintä). Mielestämme tämä on erityisen hyvä ominaisuus, koska sen avulla voit nähdä, mitä kohtia on muutettu, ja samalla lopputuloksen. Sinun ei kuitenkaan tarvitse kahlata läpi kaikkien jäljitettyjen muutosten, jotka voivat olla melko sekavia, jos muokkaajia on ollut useita.

Jos haluat nähdä, mitä jossakin tietyssä kohdassa on muutettu, voit napsauttaa punaista viivaa tekstin vasemmalla puolella, jolloin kaikki merkinnät näytetään.

Siinä ne olivat – kuusi Microsoft Word -vinkkiä tehokkuuden parantamiseksi. Wordissä on toki paljon muita mahtavia ominaisuuksia ja pikanäppäimiä, mutta edellä esitetyt ovat mielestämme erityisen hyödyllisiä. Toivottavasti niistä on hyötyä sinullekin!

 

Lisätietoja:

Euroopan työpaikkapäivät

Drop’pin@EURES

Etsi EURES-neuvojaa

Elin- ja työolot EURES-maissa

EURESin työpaikkatietokanta

EURES-palvelut työnantajille

EURESin tapahtumakalenteri

Tulevat online-tapahtumat

EURES Facebookissa

EURES Twitterissä

EURES LinkedInissä