Šesť tipov ako Microsoft Word môže zefektívniť vašu prácu

Je to všestranný program so stovkami inteligentných funkcií a užitočných skratiek. V tomto článku bude reč o vybraných funkciách, ktoré robia prácu s programom Word výkonnejšiu a efektívnejšiu.

Treba poznamenať, že v tomto článku pracujeme s programom Word 2016, takže ak máte staršiu verziu, niektoré funkcie nemusia byť dostupné.

Vymazať všetko formátovanie

Podľa nás je funkcia Vymazať všetko formátovanie jedna z najlepších inovácií programu Word od odstránenia neslávnej papierovej spinky. Ako už naznačuje názov, táto funkcia rýchlo a jednoducho odstráni zo zvoleného textu všetko formátovanie a obnoví jeho predvolené nastavenia.

Prečo je to také užitočné? Ak ste už niekedy kopírovali a prilepili text odinakiaľ (napr. z internetu) do programu Word, tak ste si možno všimli, že ste prebrali nielen text, ale aj všetko formátovanie. Nutnosť meniť zakaždým veľkosť, typ a farbu písma, či riadkovanie je časovo náročný proces – a niekedy môžete skončiť pri prvkoch, ktoré nedokážete tak či tak zmeniť. Funkcia Vymazať všetko formátovanie vás oslobodí od týchto problémov kliknutím na jedno tlačidlo (Domov > Písmo > ikona Vymazať všetko formátovanie v pravom hornom rohu).

Kopírovať formát

Aby sme pokračovali v téme formátovania, funkcia Kopírovať formát umožňuje skopírovať formátovanie z jedného miesta na druhé. Používa sa rýchlo a jednoducho: stačí zvýrazniť formátovanie, ktoré chcete skopírovať, kliknúť na Kopírovať formát (Domov > Schránka > Kopírovať formát) a potom kliknúť na text, na ktorý ho chcete použiť. Jedným kliknutím na túto možnosť sa formátovanie skopíruje jedenkrát. Potom sa nástroj vypne. Dvojitým kliknutím sa táto možnosť ponechá zapnutá a umožňuje vám rovnaké formátovanie skopírovať viackrát.

Štýly

Štýly sú v podstate pokročilejšou formou nástroja Kopírovať formát. Hoci sa sprvu môžu zdať trochu odstrašujúce, v skutočnosti sú len spôsobom preddefinovania aspektov ako je veľkosť písma, farba písma, riadkovanie atď. Toto môže byť obzvlášť užitočné pri dlhšom dokumente a pomôže vám vyhnúť sa nutnosti prechádzať stranami textu, aby ste našli konkrétne formátovanie, ktoré chcete skopírovať.

Ak máte nastavené štýly, môžete ich priamo použiť v rámci dokumentu. Tablu zobrazenia štýlov nájdete pod Domov > Štýly a na pravej strane tably sú tri šípky – hore, dolu a dolu s čiarou nad šípkou. Kliknutie na túto tretiu možnosť vám umožňuje vytvárať si vlastné štýly.

Obsah

Vloženie obsahu je pomerne jednoduchý proces, pričom asi najťažším krokom je nájsť túto možnosť. Obsahu totiž nenájdete na karte Vložiť, ako by ste asi očakávali, ale na karte Odkazy > Obsah. Ak kliknete na Obsah, otvorí sa ponuka s rozbaľovacím zoznamom, ktorá obsahuje všetky predvolené tabuľky, ktoré je možné zabudovať do dokumentu.

Teraz máte dve možnosti: použiť predvolenú tabuľku alebo si vytvoriť vlastnú. Ak si nechcete prispôsobiť tabuľku alebo sa necítite sebaisto pri práci so štýlmi, tak bude pravdepodobne najlepšie zostať pri jednej z predvolených tabuliek. Kliknite na tabuľku, aby ste ju pridali k dokumentu a začnite.

Ak ste už používali niekoľko predvolených štýlov nadpisu (zvyčajne sa nazývajú Nadpis 1, Nadpis 2 alebo Nadpis 3), tak všetky nadpisy s týmito štýlmi sa automaticky zobrazia v obsahu. Ak tomu tak nie je a tabuľka je prázdna, nezľaknite sa, nadpisy môžete vybrať aj manuálne. Najprv zvýraznite príslušný nadpis. Potom prejdite na možnosť Pridať text a nakoniec vyberte príslušnú úroveň. Nadpisy sa zobrazia po obnovení obsahu.

Vlastné obsahy sú trochu komplikovanejšie, preto vysvetlenie tohto postupu prenechávame odborníkom zo spoločnosti Microsoft. Ak si chcete sami nadefinovať obsah, určite si prečítajte ich rady.

Zopakovať poslednú akciu (F4)

Práca v programe ako Word môže niekedy zahŕňať opakované operácie. Dobrá správa je, že nemusíte za každým manuálne zopakovať akciu, stačí jednoducho stlačiť F4, aby sa automaticky zopakovala posledná akcia toľkokrát, ako potrebujete. A Word nie je jediný program, v ktorom sa dá táto funkcia použiť; skratka F4 funguje aj v programe Microsoft PowerPoint a Excel a znamená veľkú časovú úsporu.

Jednoduché označenie revízie

Funkcia Sledovať zmeny je k dispozícii už veľa rokov. Jej novším vydaním je možnosť Jednoduché označenie revízie (Revízia > Sledovanie > Jednoduché označenie revízie v rozbaľovacom poli). Nám sa obzvlášť páči, pretože umožňuje vidieť, kde bola urobená zmena a aj konečný výsledok, bez toho, aby ste museli prechádzať všetkými sledovanými zmenami (čo môže byť dosť mätúce, ak na texte pracovalo viac editorov).

Ak chcete vidieť konkrétnu zmenu, jednoducho kliknite na červenú čiaru na ľavej strane textu a zapne sa plná funkcia.

Toto je našich šesť tipov, ako Microsoft Word pomôže zefektívniť vašu prácu. V programe Word existuje veľa ďalších výborných funkcií a skratiek, ale my sme pre vás vybrali práve týchto šesť, pretože ich považujeme za obzvlášť užitočné. Dúfame, že aj vy!

 

Ďalšie informácie:

Európske dni pracovných príležitostí

Drop’pin@EURES

Vyhľadať poradcu siete EURES

Pracovné a životné podmienky v krajinách siete EURES

Databáza pracovných miest siete EURES

Služby siete EURES pre zamestnávateľov

Kalendár podujatí siete EURES

Nadchádzajúce podujatia online

Sieť EURES na Facebooku

Sieť EURES na Twitteri

Sieť EURES na LinkedIn