Това е гъвкава програма със стотици находчиви функции и полезни клавишни комбинации. Ще разгледаме някои от най-популярните в тази статия, като се надяваме, че това ще ви помогне да направите времето, прекарано в работа с Word, по-пълноценно и ефективно.
Важно е да изясним, че в статията се има предвид Word 2016, така че, ако разполагате с по-ранна версия, някои от функциите може да не са налични.
Изчистване на цялото форматиране
По наше скромно мнение „Изчистване на цялото форматиране“ е една от най-добрите промени, правени в Word, след премахването на недолюбения кламер. Както става ясно от самото име, тази функция бързо и лесно премахва цялото форматиране на избран текст, като го връща до настройките по подразбиране.
Защо е толкова полезна? Ако ви се е налагало да копирате текст от външен източник (например интернет) и да го поставяте в Word, то сигурно сте забелязали, че получавате не само думите, но и цялото форматиране. Променянето на размера, типа, цвета на шрифта и редовата разредка след всяко копиране отнема много време, като понякога се оказва, че има елементи, които не можете да промените, независимо колко усилено се опитвате. Само едно кликване върху „Изчистване на цялото форматиране“ решава този проблем (Начало > Шрифт > иконата „Изчистване на цялото форматиране“ в горния десен ъгъл).
Копиране на формати
Продължаваме с темата за форматирането, „Копиране на формати“ ви дава възможност да копирате форматирането на един сегмент и да го поставите върху друг. Функцията е бърза и лесна за употреба — трябва само да маркирате форматирането, което искате да използвате, като изберете инструмента „Копиране на формати“ (Начало > Клипборд > Копиране на формати) и след това кликнете върху текста, към който искате да го приложите. Еднократното кликване върху опцията ви дава възможност да копирате форматирането само веднъж, преди инструментът да се изключи. Двукратното кликване включва опцията за постоянно и така можете да копирате едно и също форматиране много пъти.
Стилове
Казано накратко, функцията „Стилове“ е по-разширената версия на инструмента „Копиране на формати“. В началото може да ви изглеждат малко плашещо, но всъщност са начин предварително да зададете настройки, като размер и цвят на шрифта, редова разредка и т.н. Това е особено полезно при по-обемни документи, защото елиминира нуждата да превъртате назад десетки страници с текст, за да намерите точното форматиране, което искате да копирате.
Щом веднъж настроите стиловете, можете веднага да ги приложите към документа си. Лентата за преглед на стиловете се намира в раздел „Начало“ > „Стилове“, като в дясната й страна има три стрелки — нагоре, надолу и надолу с линия над стрелката. Кликването върху третата опция ви дава възможност да създадете свои стилове.
Съдържание
Вмъкването на съдържание е доста лесен процес, но откриването на опцията може да се окаже предизвикателство. Противно на очакванията, вместо в раздел „Вмъкване“ опцията за съдържание се намира в раздел „Препратки“ > „Съдържание“. Кликването върху „Съдържание“ отваря падащо меню със стандартни оформления на съдържание, които можете да внедрите в документа си.
Имате две възможности: да използвате стандартно оформление или да си създадете свое. Ако не искате да персонализирате съдържанието си или все още неуверено боравите със стиловете, най-добре е да се придържате към стандартните оформления. Кликнете върху оформлението, за да добавите съдържание към документа си и продължавайте нататък.
Ако документът ви вече съдържа няколко стандартни стилове заглавия (обикновено са наречени „Заглавие 1“, „Заглавие 2“ или „Заглавие 3“), тогава всички заглавия с тези стилове автоматично ще се появят в съдържанието. Ако случаят обаче не е такъв и съдържанието е празно, не се безпокойте, можете ръчно да изберете заглавията, които да включите. Първо маркирайте въпросното заглавие. След това изберете опцията „Добавяне на текст“ и накрая изберете подходящото ниво. Заглавието ще се появи следващия път, когато обновите съдържанието.
Изготвянето на персонализирано съдържание е малко по-сложно и оставяме на експертите от Microsoft да го разяснят, така че непременно разгледайте препоръките им, за да бъде всичко под контрол.
Повтаряне на последното действие (F4)
Работата с програма като Word понякога включва повтарящи се действия. Добрата новина е, че вместо ръчно да извършвате отново и отново дадено действие, можете просто да натиснете клавиш F4 и последното извършено действие автоматично ще бъде повторено толкова пъти, колкото искате. Това не се отнася само за Word; функцията на клавиша F4 работи в Microsoft PowerPoint и Excel и спестява много време.
Проста коректура
Функцията „Проследяване на промените“ съществува от много години, като една от последните й версии е опцията „Проста коректура“ (Преглед > Проследяване > „Проста коректура“ от падащото поле). Особено много харесваме тази функция, защото ви дава възможност да видите едновременно къде са правени промени и крайния резултат, без да се оплитате във всички проследени промени (което може да е ужасно объркващо, ако работите с няколко редактори!).
Ако искате да прегледате дадена промяна, просто кликвате върху червената линия отляво на текста и пълната функция ще се включи.
И това е всичко — шест съвета как да подобрите ефективността си в Microsoft Word. Разбира се, има още много полезни функции и клавишни комбинации на разположение в Word, но именно тези шест намираме за особено полезни. Надяваме се, че и вие смятате така!
Допълнителна информация:
Търсене на съветници на EURES
Условия на живот и труд в страните от EURES
База данни с работни места на EURES
Услуги на EURES за работодатели
Календар на събитията на EURES
Предстоящи онлайн събития
EURES във Facebook
EURES в Twitter
EURES в LinkedIn
Данни
- Дата на публикуване
- 28 Февруари 2018 г.
- Автори
- Европейски орган по труда | Генерална дирекция „Трудова заетост, социални въпроси и приобщаване“
- Теми
- Най-добра практика на EURES
- EURES обучение
- Вътрешни новини на EURES
- Свързан раздел(и)
- Помощ и съдействие
- Условия на живот и труд
- Сектор
- Accomodation and food service activities
- Activities of extraterritorial organisations and bodies
- Activities of households as employers, undifferentiated goods- and services
- Administrative and support service activities
- Agriculture, forestry and fishing
- Arts, entertainment and recreation
- Construction
- Education
- Electricity, gas, steam and air conditioning supply
- Financial and insurance activities
- Human health and social work activities
- Information and communication
- Manufacturing
- Mining and quarrying
- Other service activities
- Professional, scientific and technical activities
- Public administration and defence; compulsory social security
- Real estate activities
- Transportation and storage
- Water supply, sewerage, waste management and remediation activities
- Wholesale and retail trade; repair of motor vehicles and motorcycles