Zes tips om efficiënter met Microsoft Word te werken

Het is een veelzijdig programma met honderden slimme functies en handige sneltoetsen. In dit artikel behandelen we enkele van onze favoriete functies, met tips waarmee je nog efficiënter en doelmatiger kunt werken in Word.

Let op: in dit artikel gaan we uit van Word 2016; heb je een vroegere versie, dan zijn mogelijk niet alle opties beschikbaar.

Alle opmaak wissen

"Alle opmaak wissen" behoort naar onze bescheiden mening tot de allerbeste aanpassingen aan Word sinds de beruchte paperclip werd verwijderd. Zoals de naam al aangeeft, kun je met deze functie alle opmaak van geselecteerde tekst snel en makkelijk verwijderen en terugkeren naar de standaardinstellingen.

Waarom is dit zo handig? Als je ooit tekst uit een andere bron (bijv. Internet) in je Word-document hebt gekopieerd, heb je waarschijnlijk wel gemerkt dat je niet alleen de tekst zelf krijgt, maar ook alle opmaak van die tekst. Het is een tijdrovend karwei om vervolgens al die opmaak - tekengrootte, lettertype, tekstkleur, regelafstand - weer te veranderen, en er kan zelfs opmaak bij zitten die je niet kúnt veranderen, wat je ook probeert. Met "Alle opmaak wissen" ben je met één klik van dat probleem verlost (Start > Lettertype > "Alle opmaak wissen" (pictogram rechtsboven)).

Opmaak kopiëren/plakken

We blijven nog even bij de opmaak. Met "Opmaak kopiëren/plakken" kun je opmaak van de ene plek naar de andere kopiëren. Dat gaat heel snel en gemakkelijk: markeer de tekst die je wilt kopiëren, selecteer "Opmaak kopiëren/plakken" (Start > Klembord > Opmaak kopiëren/plakken) en klik op de tekst waarop je die opmaak wilt toepassen. Als je één keer klikt op deze knop kun je de opmaak één keer kopiëren; daarna schakelt de functie zich vanzelf uit. Door te dubbelklikken blijft de functie actief en kun je dezelfde opmaak meerdere keren kopiëren.

Stijlen

"Stijlen" zijn, kort gezegd, een veredelde vorm van "Opmaak kopiëren/plakken". Het ziet er aanvankelijk misschien wat ingewikkeld uit, maar in feite is het gewoon een manier om allerlei zaken zoals tekengrootte, tekstkleur, regelafstand etc. vooraf te definiëren. Vooral in langere documenten kan dit erg handig zijn; je hoeft dan immers niet steeds heen en terug te bladeren om de opmaak te vinden die je wilt kopiëren.

Als je de stijlen eenmaal hebt ingesteld, kun je ze meteen toepassen in je document. Het venster met stijlen vind je onder Start > Stijlen. Rechts van dat venster zie je drie pijltjes: een omhoog, een omlaag en een met een streepje. Die derde optie biedt de mogelijkheid om je eigen stijlen te creëren.

Inhoudsopgave

Het invoegen van een inhoudsopgave is heel eenvoudig; het vinden van de juiste knop is misschien nog wel het lastigste. Die knop vind je namelijk niet onder de tab "Invoegen", wat ook heel goed had gekund, maar onder Verwijzingen > Inhoudsopgave. Door te klikken op "Inhoudsopgave" open je een dropdown-menu met de standaardinhoudsopgaven die eventueel in je document zijn ingebouwd.

Je hebt nu twee opties: een standaardinhoudsopgave gebruiken of zelf een inhoudsopgave aanmaken. Als je niet een eigen inhoudsopgave wilt maken of niet voldoende vertrouwd bent met het gebruik van stijlen, kun je beter gebruikmaken van een standaardinhoudsopgave. Klik om te beginnen op de inhoudsopgave om hem aan je document toe te voegen.

Als je al verschillende kopstijlen hebt gebruikt (normaal gesproken heten die “Kop 1", "Kop 2”, "Kop 3” etc.), dan verschijnen die koppen met bijbehorende stijl automatisch in je inhoudsopgave. Als dat niet het geval is en je inhoudsopgave blanco blijft: geen paniek! Je kunt de koppen die je wilt gebruiken namelijk ook handmatig selecteren. Markeer eerst de betreffende kop. Ga vervolgens naar de optie "Tekst toevoegen” en selecteer ten slotte het juiste niveau De eerstvolgende keer dat je de inhoudsopgave ververst, zullen de koppen verschijnen.

De procedure voor een aangepaste inhoudsopgave is wat ingewikkelder; we laten de uitleg daarvan over aan de deskundigen van Microsoft. Vraag hen dus om advies als je de inhoudsopgave echt helemaal zelf wilt maken.

Laatste actie herhalen (F4)

Bij het werken in een programma als Word moet je soms repetitieve handelingen verrichten. Gelukkig hoef je dat niet steeds handmatig te doen. Door op F4 te drukken kun je je laatste actie namelijk zo vaak je maar wilt herhalen - en niet alleen in Word: F4 werkt ook in Microsoft PowerPoint en Excel. Hiermee kun je een hoop tijd besparen.

Eenvoudige markering

De functie "Wijzigingen bijhouden” bestaat al jaren, maar “Eenvoudige markering” is een meer recente versie (Controleren > Bijhouden > “Eenvoudige markering” in de dropdown-lijst). Deze variant is vooral zo handig omdat je zo in één oogopslag kunt zien waar iets is gewijzigd en wat het eindresultaat is, zonder dat je zicht wordt vertroebeld door alle gemarkeerde wijzigingen (wat vooral bij meerdere redacteurs behoorlijk verwarrend kan zijn).

Wil je toch zien wat er precies is gewijzigd ten opzichte van het origineel, klik dan op de rode streep in de linkermarge om alle gemarkeerde wijzigingen te laten verschijnen.

Dat waren ze dus: zes tips om efficiënter met Microsoft Word te werken. Er zijn natuurlijk nog talloze andere praktische functies en sneltoetsen in Word, maar deze zes behoren wat ons betreft toch zeker tot de beste. Hopelijk vind jij dat ook!

 

Meer informatie:

Europese banendagen

Drop’pin@EURES

Zoek een EURES-adviseur

Leven en werken in EURES-landen

EURES-vacaturebank

EURES-diensten voor werkgevers

EURES-evenementenkalender

Komende online-evenementen

EURES op Facebook

EURES op Twitter

EURES op LinkedIn