10 tipp sikeres virtuális megbeszélés lebonyolításához

Ne aggódjon, ha távmunkában dolgozik, 10 tippet mutatunk be a virtuális megbeszélés sikeres szervezéséhez. Ha Ön jelenleg munkát keres, ezeket a tippeket távoli állásinterjúk során is felhasználhatja, vagy arra, hogy tartsa a kapcsolatot a barátaival.

Ha Ön a megbeszélés szervezője, az első öt tippünk segíthet a felkészülésben:

1. Válasszon szoftvert...
   Manapság számos összetett videokonferencia-alkalmazás létezik,  például a Zoom, a Skype és a Microsoft Teams. Keresse meg az Önnek leginkább megfelelő alkalmazást. Győződjön meg arról, hogy a szoftver ingyenesen letölthető, és ellenőrizze, hogy elegendő résztvevőt tud-e fogadni egyszerre.
2. … és tesztelje!
   Próbálja ki előzetesen a szoftvert egy barátja vagy munkatársa segítségével. A videokonferencia-alkalmazások többsége nagyon egyszerű, ha egyszer már használta őket, de az első alkalommal gyakran nehézségekbe ütközhet, ha nem ismeri őket.
3. Válasszon megfelelő időpontot
   Ellenőrizze a résztvevők naptárait, és vegye figyelembe a munkaidőt, az időzónákat és az egyéni körülményeket is. Ha például tudja, hogy egy résztvevőnek vannak gyermekei, lehet, hogy rugalmasan kell alkalmazkodnia az ő szükségleteihez.
4. Gondoskodjon róla, hogy mindenki beállítása megfelelő
    Tájékoztassa a résztvevőket, hogy milyen eszközökre lesz szükségük. Megfelelő előzetes figyelmeztetést és egyértelmű utasításokat kell adnia a számukra, és meg kell győződnie arról, hogy rendelkeznek a megbeszéléshez való csatlakozáshoz szükséges kóddal vagy kapcsolattal.
5. Köröztesse a dokumentumokat és jelöljön ki jegyzetelőt
   Minden fontos dokumentumot előre osszon ki, adott esetben a napirendet is beleértve. Ha valaminek a bemutatását tervezi, fontolja meg, hogy megosztja a képernyőjét a megbeszélés idejére. Győződjön meg arról, hogy kikapcsolta az e-mail-értesítéseket, és előzetesen zárja be az esetleges bizalmas ablakokat! Előfordulhat, hogy valakit ki kell jelölnie a jegyzőkönyvezéshez.

Még távolsági megbeszélések esetén is fontos a megfelelő etikát alkalmazni, amelyhez alábbi öt további tippünk kapcsolódik:

6. Mosolyogjon a kamerába!
   Kérjen mindenkit, hogy használja videófunkciót, amely valóságosabb érzetet nyújt a megbeszéléshez. Egyes alkalmazások egy „blur my background” (a háttér elhomályosítása) funkcióval is rendelkeznek, amely védi a magánéletet és megakadályozza, hogy a háttér elvonja a figyelmet. Ügyeljen arra is, hogy megfelelő öltözéket viseljen. Sokak számára a munkavégzési módba váltáshoz az elegáns öltözet is szükséges, és az ügyfelek vagy a felvételi beszélgetés résztvevői továbbra is elvárják a professzionális megjelenést.
7. Hagyjon mindenkit szóhoz jutni…
   Egyes alkalmazások beépített funkciója csak az éppen beszélő személyt jeleníti meg a képernyőn, ami arra ösztönzi a résztvevőket, hogy sorban szóljanak meg. Mindenesetre kiválaszthatja az ülés elnökét is, aki végigmegy a napirendi pontokon, összefoglalja a legfontosabb témákat, és beosztja a résztvevők megnyilvánulásainak sorrendjét.
8. ... és némítsa le a mikrofonját, amikor nem Ön beszél!
   A háttérzaj, amit például a gyerekek vagy háziállatok keltenek, nagyon zavaró lehet. A beépített mikrofonnal ellátott fejhallgató használata segíthet ennek kiküszöbölésében, de még akár saját légzése is hangos lehet. A legbiztonságosabb mód, ha lenémítja magát, amíg másokat hallgat.
9. Ne feledkezzen meg az udvarias érdeklődésről sem
   A „milyen volt az utazás?” kérdés ebben az esetben nem működik, de minden résztvevőt kérdezzen meg, hogy érzik magát. Egyesek elszigeteltnek és magányosnak érezhetik magukat, amikor otthonról dolgoznak, így az ülésen folytatott udvarias érdeklődést jó szívvel veszik.
10. Utánkövetés
    Végezze a megbeszélés utánkövetését a szokásos módon. Szükség esetén küldje körbe a világos intézkedési pontokat és az azokért felelős személyeket kijelölő feljegyzéseket.

Reméljük, hogy ez a 10 tipp segít Önnek is saját virtuális megbeszélése során – sok szerencsét!

Kapcsolódó linkek:

Zoom

Skype

Microsoft Teams

További információ:

Európai Foglalkoztatási Napok

Drop’pin@EURES

Az Ön EURES-tanácsadója

Élet- és munkakörülmények az EURES-országokban

EURES állásadatbázis

Az EURES szolgáltatásai munkaadóknak

EURES rendezvénynaptár

Közelgő online események

Az EURES a Facebookon

Az EURES a Twitteren

Az EURES a LinkedInen