Ne brinite, ako radite na daljinu, pripremili smo za vas deset savjeta koji će vam pomoći u organizaciji virtualnog sastanka. Ako trenutačno tražite posao, ponuđene savjete možete primijeniti i na razgovore za posao ili, jednostavno, na komunikaciju s prijateljima.
Ako ste vi osoba koja organizira sastanak, naših prvih pet savjeta trebalo bi vam pomoći u pripremi:
- Odaberite softver…
Danas postoji mnogo naprednih aplikacija za videokonferencije, kao što su Zoom, Skype i Microsoft Teams. Proučite ih i odaberite onu koja najbolje odgovara vašim potrebama. Provjerite je li preuzimanje softvera besplatno te omogućuje li sudjelovanje dovoljnog broja osoba. - ... i isprobajte ga!
Prije sastanka softver biste trebali isprobati s prijateljem ili kolegom. Većina aplikacija za videokonferencije vrlo je jednostavna nakon što ih prvi put upotrijebite, ali u prvom pokušaju stvari često pođu u neželjenom smjeru ako niste upoznati s načinom rada aplikacija. - Pronađite prikladno vrijeme
Provjerite rasporede ostalih sudionika, uzmite u obzir radno vrijeme, vremenske zone i osobne okolnosti. Primjerice, ako znate da neki sudionici imaju djecu, budite fleksibilni i prilagodite se njihovim potrebama. - Provjerite jesu li svi spremni
Obavijestite sudionike o tome koje će im alati biti potrebni. Upozorite ih na to dovoljno vremena unaprijed, dajte im jasne upute i provjerite imaju li svi šifru ili poveznicu potrebnu za uključenje u sastanak. - Dostavite dokumente i imenujte zapisničara
Unaprijed podijelite sve važne dokumente, uključujući i dnevni red ako je potrebno. Planirate li i prezentaciju, razmislite o mogućnosti da ostali sudionici vide vaš zaslon za vrijeme sastanka. Ne zaboravite prije početka isključiti funkciju upozorenja na ulazne e-poruke i zatvoriti sve prozore s povjerljivim sadržajem. Možda će biti potrebno zadužiti nekoga za vođenje zapisnika.
I kad je riječ o sastancima na daljinu, važno je pridržavati se pravila dobrog ponašanja. U nastavku iznosimo pet savjeta koje biste trebali slijediti za vrijeme sastanka:
- Smiješak, molim!
Preporučite svima da sudjeluju putem videa, čime se stvara realistično okruženje za sastanak. Neke aplikacije nude funkciju „zamućenja pozadine”; na taj se način štiti privatnost i sprječava odvlačenje pažnje. Odaberite primjerenu odjeću. Mnogi smatraju da im poslovna odjeća pomaže u stvaranju radne atmosfere. Osim toga, klijenti ili ispitivači očekivat će od vas da izgledate profesionalno. - Omogućite svima da govore...
Neke aplikacije imaju ugrađenu funkciju pomoću koje se na zaslonu prikazuje samo osoba koja govori, čime se sudionike potiče da govore naizmjenično. U svakom slučaju, preporučljivo je odrediti voditelja sastanka koji će usmjeravati raspravu po točkama dnevnog reda, sažimati glavne zaključke i davati priliku za sudjelovanje u raspravi. - ... i isključite svoj mikrofon kad ne govorite!
Zvukovi u pozadini, primjerice kućni ljubimci ili mala djeca, mogu ometati sastanak. To se može spriječiti upotrebom slušalica s ugrađenim mikrofonom, međutim čak i vaše disanje može se glasno čuti. Najsigurniji način da to izbjegnete jest da isključite svoj mikrofon dok slušate druge. - Započnite sastanak neobaveznim razgovorom
„Kako ste putovali?” nije prikladno pitanje u ovom slučaju, ali svakako pitajte sve sudionike kako su. Neki se ljudi možda osjećaju izolirano i usamljeno radeći od kuće, pa će neobavezan razgovor prije početka sastanka za njih biti dobrodošao oblik komunikacije. - Naknadne radnje
Nakon sastanka poduzmite uobičajene radnje. Ako je potrebno, svima dostavite zapisnik u kojem ćete jasno opisati radnje koje treba poduzeti i osobe koje su za to odgovorne.
Nadamo se da će vam ovih deset savjeta pomoći prilikom organizacije virtualnih sastanaka – sretno!
Korisne poveznice:
Pročitajte više:
Pronađite savjetnike EURES-a
Životni i radni uvjeti u zemljama u kojima djeluje EURES
EURES-ova baza poslova
EURES-ove usluge za poslodavce
EURES-ov kalendar događanja
Uskoro na internetu
EURES na Facebooku
EURES na Twitteru
EURES na LinkedInu
Pojedinosti
- Datum objave
- 7. travnja 2020.
- Autori
- Europsko nadzorno tijelo za rad | Glavna uprava za zapošljavanje, socijalna pitanja i uključivanje
- Teme
- Vanjski dionici
- Savjeti
- Vijesti o tržištu rada/vijesti o mobilnosti
- Mladost
- Povezani odjeljak(i)
- Sektor
- Accomodation and food service activities
- Activities of extraterritorial organisations and bodies
- Activities of households as employers, undifferentiated goods- and services
- Administrative and support service activities
- Agriculture, forestry and fishing
- Arts, entertainment and recreation
- Construction
- Education
- Electricity, gas, steam and air conditioning supply
- Financial and insurance activities
- Human health and social work activities
- Information and communication
- Manufacturing
- Mining and quarrying
- Other service activities
- Professional, scientific and technical activities
- Public administration and defence; compulsory social security
- Real estate activities
- Transportation and storage
- Water supply, sewerage, waste management and remediation activities
- Wholesale and retail trade; repair of motor vehicles and motorcycles