Dez sugestões para reuniões virtuais bem-sucedidas

Não se preocupe. Se estiver a trabalhar à distância, temos dez sugestões para ajudar a organizar reuniões virtuais. Se está à procura de trabalho, pode também utilizar estes conselhos em entrevistas de emprego à distância ou simplesmente para permanecer em contacto com os amigos.

As cinco primeiras sugestões são úteis para quem tiver de organizar uma reunião:

1. Escolha o software…
   Já há muitas aplicações de videoconferência sofisticadas, por exemplo, Zoom, Skype e Microsoft Teams. Pesquise e descubra a melhor para si. Certifique-se de que o software é gratuito e permite a participação de todos.
2. … e teste-o!
   Não se esqueça de testar previamente o software com um amigo ou um colega. A maior parte das aplicações de videoconferência torna-se simples, mas as coisas podem correr mal na primeira utilização, quando ainda não está familiarizado.
3. Marque uma hora conveniente
   Verifique as disponibilidades e atenha-se aos horários de trabalho, tendo em conta os fusos horários e as circunstâncias de cada um. Por exemplo, mostre-se mais flexível se souber que um dos participantes tem filhos.
4. Trate dos preparativos
   Comunique aos participantes as ferramentas necessárias. Avise com antecedência suficiente e dê instruções claras. Lembre-se também de enviar o código ou a hiperligação necessária para participar na reunião.
5. Faça circular os documentos e nomeie uma pessoa para tomar notas
   Partilhe antecipadamente os documentos importantes, incluindo a ordem do dia, caso necessário. Se quiser mostrar algo, considere a possibilidade de partilhar o ecrã durante a videochamada. Não se esqueça de antes desligar os alertas de correio eletrónico e fechar as janelas confidenciais! Poderá também precisar de nomear uma pessoa para redigir a ata.

É importante cumprir algumas regras, mesmo em reuniões à distância. Aqui ficam mais cinco sugestões:

6. Sorria para a câmara!
   Promova a utilização do vídeo, para dar uma sensação mais próxima da realidade. Algumas aplicações têm a opção de esbater o fundo, protegendo a privacidade e evitando as distrações. O vestuário também é importante: uma roupa adequada ajudá-lo-á a concentrar-se no trabalho. Além disso, tanto clientes como entrevistadores estarão à espera de um visual profissional.
7. Deixe toda a gente falar...
   Algumas aplicações só mostram no ecrã a pessoa que estiver a falar, o que incentiva os participantes a intervir à vez. Ainda assim, poderá ter um presidente para anunciar os pontos da ordem do dia, resumir os principais temas e dar a palavra.
8. … e silencie o seu microfone quando não estiver a falar!
   O ruído de fundo causado por animais de estimação ou crianças pode incomodar. Os auscultadores com microfone incorporado ajudam, mas é possível que até a respiração seja excessivamente audível. A forma mais segura de evitar esta situação é pôr o microfone no silêncio enquanto estiver a ouvir as outras intervenções.
9. Não se esqueça da conversa de circunstância
   Questionar como correu a viagem não funciona neste caso, mas pergunte a todos como estão. Algumas pessoas sentem-se isoladas a trabalhar em casa, pelo que poderá ser positivo ter uma conversa descontraída na reunião.
10. Dê seguimento
    Faça o acompanhamento normal da reunião. Se necessário, distribua um documento com pontos de ação claros e a indicação dos respetivos responsáveis.

Esperamos que estas dez sugestões sejam úteis para a sua reunião virtual. Boa sorte!

Ligações úteis:

Zoom

Skype

Microsoft Teams

Informações adicionais:

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