10 consejos para el éxito de una reunión virtual

No se preocupe, si trabaja a distancia, aquí le proporcionamos 10 consejos para organizar una reunión virtual. Si está buscando trabajo, también puede utilizar estos consejos en las entrevistas a distancia o simplemente para mantenerse en contacto con amigos.

Si organiza la reunión, nuestros primeros cinco consejos le ayudarán a prepararla:

1. Elija el programa…
   En la actualidad existen muchas aplicaciones de videoconferencia sofisticadas, como Zoom, Skype y Microsoft Teams. Haga su investigación y encuentre la más adecuada para usted. Asegúrese de que el software es de descarga libre y compruebe que puede alojar a suficientes participantes.
2. ...¡pruébelo!
   también tendrá que poner  previamente a prueba el software con un amigo o un compañero de trabajo. La mayoría de las aplicaciones de videoconferencia son muy sencillas después de utilizarlas una sola vez, pero las cosas a menudo pueden ir mal la primera vez si no se está familiarizado con ellas.
3. Encontrar una hora adecuada
   Compruebe los calendarios de la gente y tenga en cuenta las horas de trabajo, los husos horarios y las circunstancias individuales. Por ejemplo, si sabe que un participante tiene hijos, deberá ser flexible para adatarse a sus necesidades.
4. Asegúrese de que todo el mundo tiene la dotación necesaria
   Diga a los participantes qué herramientas necesitan. Déles suficiente avisos previos e instrucciones claras y asegúrese de que tengan el código o el enlace que necesiten para participar en la reunión.
5. Distribuya los documentos y designe a alguien para que tome nota
   Comparta de antemano los documentos importantes, incluido un orden del día si es necesario. Si quiere presentar algo, considere la posibilidad de compartir su pantalla durante la llamada. Asegúrese de apagar las alertas de correo electrónico y cerrar las ventanas confidenciales de antemano. También puede tener que nombrar a alguien para que redacte un acta.

Incluso a distancia, es importante practicar unas buenas prácticas de reunión, estos son cinco consejos más a observar durante la reunión:

6. ¡Sonría a la cámara!
   Anime a todos a utilizar el video, lo que da a la reunión un tono más realista. Algunas aplicaciones tienen una función de «empañar mi trasfondo», que protege la privacidad y evita las distracciones con las imágenes de fondo. Asegúrese de que su indumentaria es adecuada. Muchos consideran que vestir de forma elegante les pone en situación de trabajo, y los clientes o entrevistadores esperan que usted tenga un aspecto profesional.
7. Deje hablar a todo el mundo...
   Algunas aplicaciones incorporan una función mediante la cual sólo muestran en pantalla a la persona que habla, lo que anima a los participantes a participar por turno. En cualquier caso, piense en la posibilidad de que haya un presidente que presente los puntos del orden del día, resuma los puntos esenciales y ofrezca la oportunidad de contribuir.
8. ¡... y desactive su micrófono cuando no esté hablando!
   El ruido de fondo de animales domésticos o niños pequeños puede ser molesto. El usar unos cascos con micrófono incorporado puede evitarlo, pero incluso su propia respiración puede sonar demasiado fuerte. La manera más segura de evitar esta situación es desactivarse el sonido de uno mismo mientras se está escuchando a otras personas.
9.  No olvide las fórmulas de cortesía
   «¿Qué tal te ha ido el viaje?» es aquí superfluo, pero asegúrese de preguntar a todos cómo se encuentran. Algunos pueden sentirse aislados y solitarios al trabajar desde casa, por lo que algo de conversación en su reunión puede ser una sana fuente de interacción.
10. Seguimiento
    Haga el seguimiento de su reunión de la forma habitual. Si es preciso, distribuya notas con puntos de actuación claros y designando a las personas responsables de ellos.

Esperamos que estos 10 consejos le ayuden en su propia reunión virtual, ¡buena suerte!

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