10 tipů, jak uspořádat úspěšné virtuální jednání

Nebojte se, pokud pracujete na dálku, máme pro vás 10 tipů, jak uspořádat úspěšné virtuální jednání. Jestliže v současnosti hledáte práci, mohou být tyto tipy užitečné i pro vás, mohou vám pomoci při pracovních pohovorech na dálku nebo prostě zůstat v kontaktu s přáteli.

Pokud jednání pořádáte, našich prvních pět tipů by vám mělo pomoci jej připravit:

1. Vyberte software…
   V současnosti je k dispozici celá řada propracovaných aplikací pro videokonference, např. Zoom, Skype či Microsoft Teams. Prozkoumejte je a zjistěte, která vám nejvíce vyhovuje. Ujistěte se, že si software můžete zdarma stáhnout, a zkontrolujte, zda je vhodný pro požadovaný počet účastníků.
2. … a vyzkoušejte jej
   Je také zapotřebí, abyste software předem vyzkoušeli s přítelem nebo kolegou. Po prvním použití zjistíte, že většina aplikací pro videokonference je velmi jednoduchá, ale přesto se často může stát, že pokud s nimi nejste obeznámeni, napoprvé se něco nepodaří.
3. Najděte vhodný čas
   Zkontrolujte kalendáře účastníků. Nezapomeňte na pracovní dobu, časová pásma a individuální okolnosti. Např. víte-li, že určitý účastník má děti, budete zřejmě chtít být flexibilní a přizpůsobit se jeho potřebám.
4. Zajistěte, aby všichni byli připraveni
   Informujte účastníky, jaké nástroje budou potřebovat. Upozorněte je s dostatečným předstihem a dejte jim jasné pokyny. Ujistěte se také, že znají kódy nebo odkazy, které mohou případně potřebovat, aby se mohli zúčastnit jednání.
5. Rozešlete dokumenty a určete, kdo pořídí zápis
   Všechny důležité dokumenty, včetně případného programu jednání, sdílejte předem. Pokud máte v plánu něco prezentovat, zvažte, zda během hovoru nezpřístupníte svoji obrazovku. Jen se ujistěte, že napřed vypnete e-mailová upozornění a zavřete okna s důvěrnými informacemi. Možná bude také potřeba, abyste určili, kdo pořídí zápis z jednání.

I když jednání probíhá na dálku, je důležité dodržovat během něj určitá pravidla chování. Zde je dalších pět tipů pro vlastní jednání:

6. Usmívejte se do kamery
   Přesvědčte ostatní, aby používali video, jednání tím získá na reálnosti. Některé aplikace mají funkci „rozostření pozadí“, která chrání soukromí a brání rozptýlením z okolí. Ujistěte se také, že se vhodně oblečete. Obléknout se elegantně znamená pro mnoho z nás pracovně se naladit. Zákazníci a osoby vedoucí pohovor od vás budou nadále očekávat profesionální vzhled.
7. Dejte všem příležitost promluvit…
   Některé aplikace mají zabudovanou funkci, která umožňuje, že se na obrazovce zobrazí pouze osoba, která hovoří, což pobízí účastníky k tomu, aby se střídali. Každopádně zvažte, zda nemít někoho, kdo bude jednání předsedat, projde všechny body programu jednání, shrne to nejdůležitější a určí, kdo se má ujmout slova.
8. … a vypněte mikrofon, když zrovna nemluvíte
   Hluk pozadí, např. domácí zvířata nebo malé děti, může být rušivý. Aby nebyl slyšet, můžete použít náhlavní sluchátka se zabudovaným mikrofonem, ale pozor, i váš vlastní dech může být hlasitý. Nejlépe tomu zabráníte tak, že když posloucháte ostatní, vypnete zvuk.
9. Nezapomeňte na nezávaznou společenskou konverzaci
   Otázka „jaká byla cesta?“ není v dané situaci na místě, ujistěte se však, že se všech zeptáte, jak se mají. Někteří lidé se mohou při práci z domova cítit izolovaní a osamělí, trocha neformální konverzace během jednání tudíž pro ně může být vítaným zdrojem interakce.
10. Navazující činnosti
    Na jednání obvyklým způsobem navažte. V případě potřeby rozešlete poznámky, ze kterých je jasné, kdo má co udělat.

Doufáme, že těchto 10 tipů vám pomůže s vlastním virtuálním jednáním. Hodně štěstí!

Související odkazy:

Zoom

Skype

Microsoft Teams

Další informace:

Evropské dny pracovních příležitostí

Drop’pin@EURES

Najděte si svého poradce EURES ​

Životní a pracovní podmínky v zemích sítě EURES

Databáze pracovních míst na portálu EURES

Služby sítě EURES pro zaměstnavatele

Kalendář akcí EURES

Připravované on-line akce

EURES na Facebooku

EURES na Twitteru

EURES na LinkedIn