Nie martw się, jeśli masz pracę na odległość, mamy dla ciebie 10 wskazówek, jak zorganizować spotkanie wirtualne. Jeśli obecnie szukasz pracy, możesz również skorzystać z tych porad podczas rozmów o pracę na odległość, albo po prostu być w kontakcie ze znajomymi.
Jeśli organizujesz spotkanie, pierwszych pięć wskazówek powinno pomóc ci w jego przygotowaniu:
- Wybierz oprogramowanie…
Obecnie istnieje wiele zaawansowanych aplikacji do wideokonferencji, takich jak Zoom, Skype i Microsoft Teams. Poszukaj informacji o nich i wybierz tę, która najbardziej ci odpowiada. Upewnij się, że oprogramowanie można bezpłatnie pobrać, i sprawdź, czy za jego pomocą jednocześnie może kontaktować się wymagana liczba uczestników. - … i przetestuj je!
Wcześniej trzeba przetestować oprogramowanie ze znajomym lub kolegą z pracy. Większość aplikacji do wideokonferencji jest bardzo prosta w obsłudze, ale jeśli nie znasz jeszcze danego oprogramowania, sprawy mogą nie pójść gładko za pierwszym razem. - Znajdź odpowiedni czas
Sprawdź kalendarze innych osób i uwzględnij godziny pracy, strefy czasowe i indywidualne okoliczności. Na przykład, jeśli wiesz, że dany uczestnik ma dzieci, możesz zachować elastyczność w celu zaspokojenia jego potrzeb. - Zadbaj o to, by każdy miał dostęp do narzędzi Powiedz uczestnikom, jakie narzędzia będą im potrzebne. Powiadom ich o spotkaniu z wystarczającym wyprzedzeniem, podaj im jasne instrukcje i upewnij się, że mają kod lub link potrzebny do dołączenia do spotkania.
- Przekaż dokumenty i wyznacz protokolanta Z wyprzedzeniem przekaż uczestnikom wszelkie ważne dokumenty, np. porządek spotkania, jeśli jest to konieczne. Jeśli planujesz zrobić prezentację, rozważ możliwość udostępnienia swojego ekranu podczas rozmowy. Pomyśl tylko o wcześniejszym wyłączeniu powiadomień e-mailowych i zamknięciu wszelkich poufnych okien! Konieczne może być również wyznaczenie protokolanta.
Nawet w przypadku spotkania na odległość ważne jest przestrzeganie odpowiedniej etykiety, tak więc poniżej podajemy pięć dodatkowych wskazówek do wykorzystania podczas spotkania:
- Uśmiechaj się do kamery!
Zachęć wszystkich do korzystania z funkcji wideo, co nadaje spotkaniu realistyczną atmosferę. Niektóre aplikacje mają funkcję „zatarcie tła”, co chroni prywatność i zapobiega rozproszeniu uwagi z powodu tego, co się dzieje w tle. Zadbaj również o odpowiedni ubiór. Wiele osób uważa, że elegancki ubiór zapewnia im „zawodowe” nastawienie, a klienci lub osoby przeprowadzające rozmowę o pracę oczekują od ciebie profesjonalnego wyglądu. - Pozwól wszystkim zabrać głos... Niektóre aplikacje mają wbudowaną funkcję, za pomocą której na ekranie wyświetlane są tylko osoby zabierające głos, co zachęca uczestników do mówienia na zmianę. W każdym razie zastanów się, czy by nie poprosić prowadzącego spotkanie o omówienie punktów ujętych w porządku obrad, podsumowanie kluczowych punktów i udzielenie możliwości wzięcia aktywnego udziału.
- … i wyłącz mikrofon, kiedy nie mówisz!
Hałasy w tle, takie jak odgłosy zwierząt lub małych dzieci, mogą zakłócać komunikację. Używanie słuchawek nagłownych z wbudowanym mikrofonem może pomóc w zapobieżeniu takim odgłosom, ale nawet własny oddech może być głośny. Najlepszym sposobem uniknięcia takiego stanu rzeczy jest wyłączanie mikrofonu, kiedy słuchasz innych. - Nie zapomnij o rozmowie towarzyskiej Nie sprawdzi się tu pytanie „Jak minęła podróż?”, ale zapytaj wszystkich, jak się mają. Niektóre osoby mogą czuć się odizolowane i samotne, gdy pracują z domu, tak więc luźna rozmowa podczas spotkania może stanowić mile widzianą interakcję.
- Po spotkaniu Przeprowadź działania po spotkaniu jak zwykle. W razie konieczności prześlij notatki z wyraźnymi punktami dotyczącymi działań i osób odpowiedzialnych za nie.
Mamy nadzieję, że te 10 wskazówek pomoże wam w wirtualnym spotkaniu – powodzenia!
Powiązane linki:
Więcej informacji:
Znajdź doradców EURES
Warunki życia i pracy w państwach EURES
Baza ofert pracy EURES
Usługi EURES adresowane do pracodawców
Kalendarz wydarzeń EURES
Nadchodzące wydarzenia online
EURES na Facebooku
EURES na Twitterze
EURES na LinkedIn
Informacje szczegółowe
- Data publikacji
- 7 kwietnia 2020
- Autorzy
- Europejski Urząd ds. Pracy | Dyrekcja Generalna ds. Zatrudnienia, Spraw Społecznych i Włączenia Społecznego
- Tematy
- Interesariusze zewnętrzni
- Porady i wskazówki
- Wiadomości z rynku pracy/wiadomości dotyczące mobilności
- Młodzież
- Powiązane sekcje
- Sektor
- Accomodation and food service activities
- Activities of extraterritorial organisations and bodies
- Activities of households as employers, undifferentiated goods- and services
- Administrative and support service activities
- Agriculture, forestry and fishing
- Arts, entertainment and recreation
- Construction
- Education
- Electricity, gas, steam and air conditioning supply
- Financial and insurance activities
- Human health and social work activities
- Information and communication
- Manufacturing
- Mining and quarrying
- Other service activities
- Professional, scientific and technical activities
- Public administration and defence; compulsory social security
- Real estate activities
- Transportation and storage
- Water supply, sewerage, waste management and remediation activities
- Wholesale and retail trade; repair of motor vehicles and motorcycles