Le 5 applicazioni che rendono più efficiente una giornata di lavoro

Lo svedese Sven Dahlin è il direttore operativo responsabile del settore North-West Europe presso Global Savings Group e CupoNation. È immerso nell’efficientamento dell’ambiente d’ufficio e in questo articolo propone cinque delle sue applicazioni preferite utili a risparmiare tempo durante la giornata di lavoro.

1. TINY SCANNER

Questa applicazione agevola enormemente la scansione di documenti (e simili) consentendoti di utilizzare la fotocamera del tuo smartphone. Non devi far altro che scattare le foto dei documenti da scansionare e Tiny Scanner si occuperà di sistemarli nel giusto formato, regolando la luminosità e raggruppandoli in un documento PDF. Per finire decidi tu dove salvarlo o condividerlo.

La qualità offerta da Tiny Scanner è più che soddisfacente per qualsiasi tipo di documento, dai contratti alle ricevute, e grazie alla modalità in cui è collegata alle applicazioni di condivisione (per es. WhatsApp e Dropbox) Tiny Scanner appare un’opzione più semplice e più efficiente di uno scanner obsoleto.

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appxy.com/tinyscan

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2. TODOIST

Ognuno di noi deve ricordarsi di svolgere piccoli incarichi nel corso della giornata o della settimana e che non sono programmati per un’ora specifica. Anziché ingombrare il tuo calendario che normalmente usi al lavoro, un’applicazione come Todoist può essere una buona alternativa. Inserisci gli incarichi da svolgere in Todoist e ogni mattina riceverai una notifica sulle cose da fare previste per “oggi”. Una volta svolto l’incarico, non ti resta che contrassegnarlo come fatto. È facile spostare gli incarichi rimandandoli al giorno o alla settimana seguente; puoi anche ordinarli per categorie, per esempio in base a vita privata o lavoro.

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it.todoist.com

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3. TRELLO

Si tratta dell’applicazione giusta per sincronizzare progetti su cui lavorano contemporaneamente più persone. Con Trello è molto facile seguire l’avanzamento dei diversi progetti rispetto al calendario, sapere chi è il responsabile dei vari pezzi del puzzle e informarsi sulle fasi successive.

L’applicazione consente inoltre a te e ai tuoi colleghi di avere una visione d’insieme chiara dei tuoi progetti, rendendo il flusso di lavoro 10 volte più semplice per le persone coinvolte.

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trello.com

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4. OFFICE SYNDROME

Questa applicazione (o altre simili) dovrebbe essere consigliata da qualsiasi superiore gerarchico ai propri dipendenti. Perché? Un po’ di esercizio fisico durante le ore di lavoro è davvero importante per essere efficienti e rimanere in salute. No, non stiamo parlando di andare a correre durante la pausa pranzo ma semplicemente di fare dei semplici stiramenti alla portata di tutti. Office Syndrome ti avvisa quando è il momento di farne alcuni sulla base della frequenza giornaliera degli stiramenti da te impostata.

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5. DROPBOX

Dropbox è una nota applicazione che ti consente di salvare tutti i tuoi file nel “cloud”, cui puoi accedere ovunque e quando vuoi dal tuo computer, telefono o tablet. Il termine “cloud” si riferisce al fatto che i tuoi file non si trovano fisicamente sul tuo dispositivo ma sui server di Dropbox. È l’equivalente in chiave moderna di un disco duro esterno.

Con la versione gratuita dell’applicazione hai a disposizione 2 GB di spazio, ma numerose società sono più propense ad acquistare account aziendali senza limiti di spazio per i propri collaboratori. Indipendentemente dal tuo account, Dropbox semplifica la collaborazione a diversi progetti, per esempio in combinazione con Trello.

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