Como manter um tom profissional nas mensagens remotas e nas videochamadas

1. Utilize os pontos de exclamação cuidadosamente

Os pontos de exclamação são utilizados para mostrar sentimentos fortes em relação a algo, ou para assinalar urgência. Embora possam ser úteis para realçar mensagens positivas, muitas pessoas pontuam as mensagens de correio eletrónico com muitos pontos de exclamação para tentar parecer entusiasmadas e evitar parecer frias.

Infelizmente, tal pode ter o efeito oposto ao pretendido. Escrever com pontos de exclamação em excesso pode parecer infantil, pouco profissional ou (na pior das hipóteses) passivo-agressivo, especialmente quando se está a responder a um pedido ou feedback negativo. Por isso, elimine os pontos de exclamação e concentre-se em escrever as suas frases de forma amigável e profissional, em vez de tentar compensar através da pontuação.

2. Evite emojis e emoticons

Tal como os pontos de exclamação, os emojis são os próximos elementos que devem ser eliminados do seu vocabulário de correio eletrónico. Os emojis não são consistentes entre dispositivos, o que pode levar a falhas de comunicação ou a um tom não intencional. O dispositivo do destinatário pode apresentar um emoji de aspeto diferente daquele que selecionou e pode não sugerir o significado exato que pretendia transmitir. Assim, em vez disso, deve concentrar-se em tornar as suas frases claras e concisas.

3. Verifique os seus anexos

Se tiver escrito «segue em anexo» na sua mensagem de correio eletrónico, é recomendável que verifique se realmente anexou o documento. Felizmente, alguns dos principais serviços de correio eletrónico, como o Outlook e o Gmail, pedem-lhe que inclua um anexo se tentar enviar uma mensagem sem um. No entanto, não deixe que seja o computador a verificar. Garantir que o documento está anexado e em ordem vai ajudá-lo a manter um nível de profissionalismo elevado nas suas comunicações no trabalho.

4. Vista algo inteligente

Apesar de o trabalho ser híbrido ou a partir de casa, as videochamadas com colegas ou clientes devem ser profissionais. Tal não significa que tenha de usar um fato em casa, mas deve evitar usar t-shirts inapropriadas ou explícitas, por exemplo. No entanto, é provável que não precise de usar sapatos de cerimónia.

5. A qualidade do áudio é importante

Uma boa qualidade de áudio é fundamental para o profissionalismo nas videoconferências. Os colegas poderão tolerar uma má qualidade de vídeo, ou mesmo que o vídeo fique completamente desligado. No entanto, uma má qualidade de áudio é indesculpável, uma vez que o impedirá de participar eficazmente.

Assim sendo, é importante preparar-se. Trabalhe a partir de algum lugar com uma ligação à Internet estável nesse dia, ou utilize um telemóvel para fazer a chamada. Em alternativa, se trabalhar num ambiente ruidoso, solicite à sua entidade empregadora uns fones de ouvido para reduzir o feedback e o eco do microfone. Ter uma voz clara e audível é a melhor forma de mostrar o seu profissionalismo em qualquer reunião.

6. Desfoque o fundo

Muitas vezes, as pessoas fazem videochamadas em frente a uma estante de livros que causa distração, uma sala desarrumada ou um escritório movimentado. Pode mostrar facilmente uma aparência mais profissional se atender a videochamada com um fundo desfocado. Tal fará com que a chamada se centre em si e na sua mensagem, em vez de permitir que o interlocutor se interrogue sobre os livros que tem na sua estante ou sobre quem é que se está a mover atrás de si.

De um modo geral, cabe-lhe utilizar o seu poder discricionário. Muitas destas regras podem ser ligeiramente alteradas em função da pessoa com quem se está a falar. Embora seja melhor tentar sempre ser profissional, somos todos humanos, por isso não se preocupe se as coisas não correrem sempre como planeado!

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