6 tipp ahhoz, hogy növelje hatékonyságát a Microsoft Word alkalmazásban

A Word egy sokoldalú program több száz intelligens funkcióval és hasznos gyorsbillentyűvel. Ebben a cikkben néhány kedvencünket emeljük ki, amivel remélhetőleg segítséget nyújthatunk a Word használatának hatékonyabbá és eredményesebbé tételéhez.

Megjegyezzük, hogy a cikk megírásához a Word 2016 szoftvert használtuk, tehát ha Önnek egy korábbi verziója van, abban néhány említett funkció esetleg nem elérhető.

Formázás törlése

A „Formázás törlése” parancs szerény véleményünk szerint egyike a legjobb változtatásoknak a Word-ben a népszerűtlen Office Segéd, Gem Géza (Clippy) eltávolítása óta. Ahogy a neve is mutatja, ezzel a funkcióval gyorsan és könnyen törölhető a kijelölt szöveg összes formázása, visszaállítva így az alapbeállításokat.

Miért annyira hasznos ez? Nos, ha Ön valaha másolt és illesztett már be a Wordbe egy adott szöveget valahonnan (például az internetről), akkor talán észrevette, hogy nem csupán a szavakat másolja át: velük együtt az összes formázást is. A betűméret, a betűtípus, a betűszín és a sorközök megváltoztatása időigényes folyamat – és néha olyan beállításokba is ütközhet végül az ember, amelyeket nem tud megváltoztatni, bármivel is próbálkozik. A „Formázás törlése” egyetlen kattintással (Kezdőlap > Betűtípus > „Formázás törlése” ikon a jobb felső sarokban) levesz minden problémát a felhasználó válláról.

Formátummásoló

A formázásnál maradva a „Formátummásoló” segítségével az egyik részben kiválasztott formátumot átmásolhatja a másikra. Gyorsan és könnyen használható; csupán ki kell jelölni az átmásolni kívánt formátumot, majd rákattintani a „Formátummásoló” ikonra (Kezdőlap > Vágólap > Formátummásoló) és ezután rákattintani arra a szövegre, amire alkalmazni kívánja. Az opcióra egyszer kattintva a formázást egy alkalommal másolhatja át, majd a funkció inaktívvá válik. Az ikonra duplán kattintva a funkció bekapcsolva marad és több alkalommal átmásolható a formázás.

Stílusok

A „Stílusok” funkció alapvetően a „Formátummásoló” eszköz továbbfejlesztett formája. Bár első pillantásra kissé ijesztőnek tűnhet, valójában arra szolgál, hogy a betűméretet, betűszínt, sorközöket, stb. előre beállítsuk a segítségével. Ez különösen hasznos lehet egy hosszabb dokumentum esetén, és segít elkerülni azt, hogy oldalakon keresztül visszafelé kelljen görgetnie a szövegben annak érdekében, hogy megtalálja a másolni kívánt formázást.

Miután létrehozta a kívánt stílusokat, azonnal alkalmazhatja őket a dokumentumban. A stílusok párbeszédpanel a Kezdőlap > Stílusok menüpontban található, a panel jobb oldalán három nyíllal – felfelé, lefelé mutató nyíl, illetve lefelé mutató nyíl egy vonalkával a nyíl felett. Az utóbbi, harmadik opcióra kattintva megformázhatja a saját stílusát.

Tartalomjegyzék

A tartalomjegyzék beillesztése egy meglehetősen egyszerű lépés, az opció első alkalommal való megtalálása viszont egyike a legbonyolultabbaknak. A tartalomjegyzék opció nem a „Beszúrás” fül alatt található, ahogyan azt esetleg gondolnánk, hanem a Hivatkozások > Tartalom alatt érhető el. Ha rákattintunk a „Tartalom” ikonra, megnyitunk egy legördülő menüt, ami tartalmazza a beépített tartalomjegyzékeket, amelyeket beilleszthet a dokumentumba.

Itt két választási lehetősége van: használhat egy beépített, automatikus tartalomjegyzéket, vagy létrehozhat egy egyedit. Amennyiben nem kívánja egyedivé tenni a tartalomjegyzéket, vagy nem elég magabiztos a stílusok használatában, akkor valószínűleg a legjobb megoldás egy beépített tartalomjegyzék kiválasztása. Kattintson a tartalomjegyzékre, hogy hozzáadja a dokumentumhoz, és kezdje el a munkát.

Ha már alkalmazott néhányat az alapértelmezett stílusok közül (általában „Címsor 1”, „Címsor 2”, „Címsor 3” elnevezésűek), akkor minden ilyen stílusban formázott címsor automatikusan megjelenik a tartalomjegyzékben. Ha még nem használta őket és a tartalom üres, akkor sem kell aggódnia – manuálisan kiválaszthatja azokat a címsorokat, amelyeket meg kíván itt jeleníteni. Először jelölje ki a kiválasztott címsort. Ezután válassza ki az „Új szöveg” opciót, majd végül válassza ki a megfelelő szintet. Amikor legközelebb frissíti a tartalomjegyzéket, a címsor is megjelenik benne.

A tartalomjegyzékek egyedi beállítása egy kicsit összetettebb, így e folyamat leírását meghagytuk a Microsoft szakértőinek, és azt tanácsoljuk, forduljon hozzájuk útmutatásért, amennyiben biztos akar lenni a használatában.

Legutóbb végrehajtott művelet megismétlése (F4)

Amikor egy olyan programban dolgozunk, mint a Word, néha megismétlünk bizonyos műveleteket. A jó hír az, hogy nem szükséges minden alkalommal újra manuálisan megismételnie a műveletet, az F4 billentyű lenyomásával ugyanis automatikusan megismételheti a legutóbb végrehajtott műveletet, ahányszor csak akarja. Mindez nem csupán a Wordben lehetséges; az F4 gyorsbillentyű a Microsoft PowerPointban és az Excelben is működik, és rengeteg időt lehet vele megtakarítani.

Egyszerű korrektúra

A „Változások követése” funkció már sok éve elérhető, de az újabb változat tartalmazza az „Egyszerű korrektúra” opciót (Korrektúra > Nyomon követés > „Egyszerű korrektúrával” a legördülő dobozban). Azért tetszik nekünk különösen ez a funkció, mert segítségével könnyebb átlátni a végrehajtott változásokat és a végleges verziót, anélkül, hogy végig kellene mennie az összes változás nyomon követésén (ami meglehetősen zavaros lehet, ha több felhasználó is szerkesztette a szöveget).

Ha látni szeretné, hogy pontosan milyen változás történt egy adott részben, egyszerűen rákattint a szöveg bal oldalán megjelenő piros vonalra, és így bekapcsolja teljes funkciót.

Ezzel végére is értünk, most már ismeri a 6 tippet ahhoz, hogy növelje hatékonyságát a Microsoft Wordben Természetesen sok további nagyszerű eszköz és gyorsbillentyű elérhető a Wordben, de mi ezt a néhányat találtuk különösen hasznosnak. Reméljük, Ön is így gondolja!

További információk:

Európai Foglalkoztatási Napok

Drop’pin@EURES

Az Ön EURES-tanácsadója

Élet- és munkakörülmények az EURES-országokban

EURES állásadatbázis

Az EURES szolgáltatásai munkaadóknak

EURES eseménynaptár

Közelgő online események

Az EURES a Facebookon

Az EURES a Twitteren

Az EURES a LinkedInen