6 tips til Microsoft Word til at booste din effektivitet

Det er et alsidigt program med hundredvis af smarte funktioner og nyttige genveje. Vi gennemgår nogle af vores favoritter i denne artikel, hvilket forhåbentligt gør den tid, du bruger Word, mere effektiv.

Bemærk, at vi arbejder med Word 2016 til denne artikel, så hvis du har en ældre version, er nogle af funktionerne muligvis ikke tilgængelige.

Ryd al formatering

Ryd al formatering er efter vores ydmyge mening en af de bedste ændringer i Word siden fjernelsen af den berygtede papirclips. Som navnet antyder, fjerner denne funktion hurtigt og nemt al formatering fra markeret tekst og går tilbage til standardindstillingen.

Hvorfor er dette så nyttigt? Hvis du nogensinde har kopieret og indsat tekst fra et andet sted (f.eks. internettet) i Word, vil du have bemærket, at du ikke kun får ordene, du får også al formateringen med. Det er en tidskrævende proces at skulle ændre skriftstørrelse, skrifttype, skriftfarve og linjeafstand hver gang - og du ender til tider med elementer, som du ikke kan ændre, uanset hvad du gør. Ryd al formatering fjerner problemet med et klik på en knap (Hjem > Skrifttype > ikonet Ryd al formatering i øverste højre hjørne).

Formatpensel

Hvis vi fortsætter med temaet formatering, kan du med Formatpensel kopiere formateringen fra et sted til et andet. Den er nem og hurtig at bruge. Du skal blot fremhæve den formatering, du vil kopiere, vælge værktøjet Formatpensel (Hjem > Udklipsholder > Formatpensel) og klikke på den tekst, du vil bruge formateringen på. Hvis du klikker en gang på funktionen, kan du kopiere formateringen en gang, før værktøjet deaktiveres. Hvis du dobbeltklikker, kan du fortsætte med at kopiere samme formatering flere gange.

Typografier

Typografier er i bund og grund en mere avanceret udgave af værktøjet Formatpensel. Selv om de i første omgang kan synes en smule skræmmende, er de egentlig bare en måde at foruddefinere ting som skriftstørrelse, skriftfarve, linjeafstand osv. på. Det kan især være nyttigt i et langt dokument og vil hjælpe dig med at undgå at skulle rulle op i dokumentet for at finde en bestemt formatering, som du vil kopiere.

Når du har bestemt dine typografier, er det bare at bruge dem i dokumentet. Panelet Typografier findes under Hjem > Typografier og i højre side af panelet er der tre pile — op, ned og ned med en linje over pilen. Når du klikker på den tredje funktion, kan du oprette dine egne typografier.

Indholdsfortegnelse

Det er faktisk ganske nemt at indsætte en indholdsfortegnelse, men at finde funktionen kan være lidt svært. I stedet for på fanen Indsæt, som man måske kunne forvente, finder man funktionen Indholdsfortegnelse på fanen Referencer > Indholdsfortegnelse. Når man klikker på Indholdsfortegnelse, åbnes en rullemenu, der indeholder en række indholdsfortegnelser, som kan bruges i dit dokument.

Du har nu to muligheder: Du kan bruge en af indholdsfortegnelserne eller oprette en brugerdefineret indholdsfortegnelse. Hvis du ikke ønsker at definere en indholdsfortegnelse eller ikke er fortrolig med at arbejde med typografier, er det sandsynligvis bedst at arbejde med en af indholdsfortegnelserne på listen. Klik på indholdsfortegnelsen for at tilføje den til dit dokument og komme i gang.

Hvis du allerede har brugt nogle af overskriftstypografierne (normalt kaldet Overskrift 1, Overskrift 2 eller Overskrift 3), vil overskrifter med disse typografier automatisk blive vist i indholdsfortegnelsen. Hvis ikke, og din indholdsfortegnelse er tom, skal du ikke blive bekymret – du kan manuelt vælge de overskrifter, du vil have med. Først fremhæver du den pågældende overskrift. Dernæst går du til funktionen Tilføj tekst og vælger det korrekte niveau. Næste gang du opdaterer din indholdsfortegnelse, vises overskrifterne.

Brugerdefinerede indholdsfortegnelser er lidt mere komplicerede, og vi har overladt det til eksperterne hos Microsoft at forklare processen, så kontrollér deres anbefalinger, hvis du vil have fuld kontrol over din indholdsfortegnelse.

Gentage seneste handling (F4)

Når man arbejder i et program som Word, indebærer det til tider gentagne handlinger. Den gode nyhed er, at i stedet for manuelt at skulle gentage handlingen hver gang, kan du blot trykke på F4 for automatisk at gentage din seneste handling, så mange gange du vil. Det gælder ikke kun i Word. Genvejstasten F4 virker også i Microsoft PowerPoint og Excel og sparer dig for en masse tid.

Simpel markering

Funktionen Registrer ændringer har været der i mange år, men en nyere udgave er funktionen Simpel markering (Gennemse > Sporing > Simpel markering i rullemenuen). Den funktion er vi rigtig glade for, fordi den gør det muligt at se, hvor der er foretaget ændringer og det endelige resultat, uden at du skal kæmpe dig vej igennem alle registrerede ændringer (som, hvis der er flere, der redigerer, kan være ret forvirrende!).

Hvis du gerne vil se en bestemt ændring, skal du blot klikke på den røde linje i venstre side af teksten, hvorefter den fulde funktion bliver slået til.

Det var det – 6 tips til Microsoft Word til at booste din effektivitet. Der er selvfølgelig mange andre fantastiske funktioner og genveje i Word, men disse er et par stykker, som vi finder særligt nyttige. Det håber vi også, du gør!

 

Læs mere:

Europæiske jobdage

Drop'pin@EURES

Find en Euresvejleder

Leve- og arbejdsvilkår i Eureslandene

Eures' jobdatabase

Eures' tjenester for arbejdsgivere

Eures' kalender over events

Kommende onlineevents

Eures på Facebook

Eures på Twitter

Eures på LinkedIn