6 tipů pro rychlou a efektivní práci s programem Microsoft Word

Je to všestranný program se stovkami chytrých funkcí a užitečných zkratek. V tomto článku vám popíšeme některé z našich oblíbených funkcí. Budeme rádi, když vám tyto tipy pomohou práci s programem Word zrychlit a zefektivnit.

Upozorňujeme, že v tomto článku budeme pracovat s programem Word 2016. Pokud máte některou z dřívějších verzí, je možné, že v ní popisované prvky nenajdete.

Vymazat veškeré formátování

„Vymazat veškeré formátování“ je, dle našeho skromného názoru, od dob nechvalně známé kancelářské svorky jedna z nejlepších změn, která byla do Wordu zavedena. Jak jméno naznačuje, tato funkce snadno a rychle z vybraného textu odstraňuje veškeré formátování a vrací ho zpět do původního nastavení.

Proč je tato funkce tak užitečná? Inu, pokud už jste někdy kopírovali text z jiného zdroje (například z internetu) a vkládali ho do Wordu, pak jste si nejspíše všimli, že tím zkopírujete nejen text, ale i jeho formátování. Muset pokaždé měnit řádkování, velikost, typ a barvu písma – to je dost náročné a zdlouhavé. A i tak vám někdy v textu zůstanou prvky, které jste nechtěli, a nemůžete se jich zbavit, ať děláte, co děláte. Funkce „Vymazat veškeré formátování“ vás tohoto problému zbaví jedním kliknutím (Domů > Písmo > ikona „Vymazat veškeré formátování“ v pravém horním rohu).

Kopírovat formát

Zůstaneme ještě u formátování a povíme si něco o funkci „Kopírovat formát“, která, jak je vidět z jejího názvu, umožňuje kopírování formátu z jednoho místa na druhé. Je rychlá a snadno se používá – stačí označit formátování, které chcete zkopírovat, vybrat nástroj „Kopírovat formát“ (Domů > Schránka > Kopírovat formát) a kliknout na text, na který chcete tento nástroj použít. Pokud na něj kliknete jednou, budete ho moci použít jednorázově a poté se nástroj vypne. Pokud na něj kliknete dvakrát, nástroj zůstane zapnutý a budete moci použít jedno a to samé formátování vícekrát.

Styly

„Styly“ jsou vlastně pokročilejší verze nástroje „Kopírovat formát“. „Styly“ vás ze začátku mohou odradit, ale možná pomůže, když si uvědomíte, že s jejich pomocí se prostě přednastavují prvky textu jako velikost písma, barva písma, řádkování apod. Tato funkce může být důležitá, zvláště když pracujete s delším dokumentem a musíte jím dlouho listovat, abyste našli formát, který chcete zkopírovat.

Jakmile máte styly nastavené, můžete je rovnou začít používat ve svém dokumentu. Náhled stylů najdete pod odkazem Domů > Styly. Na pravé straně tohoto políčka jsou tři šipky – jedna nahoru, druhá dolů a třetí dolů s čárkou nahoře. Pokud si vyberete tuto třetí šipku, můžete začít vytvářet své vlastní styly.

Obsah

Vložení obsahu je jednoduché, ale napoprvé nemusí být snadné tuto funkci najít. Uživatel očekává, že bude v záložce „Vložit“, ale ve skutečnosti se nachází v záložce Odkazy > Obsah. Když kliknete na „Obsah“, otevře se rozevírací seznam s výběrem stylů obsahu, které můžete do svého dokumentu zapracovat.

A nyní máte dvě možnosti: buď použít přednastavený obsah, nebo si vytvořit svůj vlastní. Pokud si nechcete šít obsah přímo na míru, nebo nechcete pracovat se styly, je pro vás zřejmě nejlepší vybrat jeden z přednastavených obsahů. Klikněte na obsah, který se vám líbí. Tím se vám vloží do dokumentu.

Pokud jste už někdy v minulosti používali nějaký přednastavený nadpis (obvykle se nazývají „Nadpis 1“, „Nadpis 2“ a „Nadpis 3“), potom se v záhlaví obsahu automaticky objeví nadpis s tímto stylem. Pokud se nadpis neobjeví a obsah zůstane prázdný, nedělejte si starosti – nadpis můžete vložit ručně. Nejprve dotyčný nadpis označte. Potom klikněte na možnost „Přidat text“ a nakonec vyberte správnou úroveň. Pokud se někdy později ke svému obsahu vrátíte a budete ho editovat, nadpisy se objeví automaticky.

Nastavení obsahu na míru je poněkud složitější, a proto jsme vysvětlení nechali na odbornících ze společnosti Microsoft. Pokud si obsah chcete celý nastavit sami, vyhledejte jejich návod.

Opakovat poslední akci (F4)

Práce na programu, jako je Word, někdy vyžaduje opakované činnosti. Výhodou této klávesové zkratky je, že pokud potřebujete nějaký úkon provést opakovaně, nemusíte ho vždy znovu provádět stejně složitě – stačí zmáčknout klávesu F4. Toto neplatí pouze pro Word – klávesová zkratka F4 šetří čas i uživatelům programů Microsoft PowerPoint a Excel.

Jednoduchá revize

Funkce „Sledování změn“ existuje již dlouho, ale nedávno k ní přibyla i možnost „Jednoduchá revize“ (Revize > Sledování změn > „Jednoduchá revize“ v rozevíracím seznamu). Tuto funkci máme ve zvláštní oblibě, jelikož nám umožňuje sledovat jak místa, která byla změněna, tak výsledný text, aniž bychom museli procházet všechny změny (což může být docela náročné, zvláště když text upravovalo několik editorů).

Pokud se chcete podívat, o jakou konkrétní změnu v tom kterém případě šlo, stačí kliknout na červenou čárku nalevo od textu, která otevře celou příslušnou změnu.

Tak, to bychom měli – zde je našich 6 tipů pro rychlou a efektivní práci s programem Microsoft Word. Program Word samozřejmě obsahuje mnoho dalších funkcí a zkratek, ale toto byly ty, které považujeme za obzvláště užitečné. Přejeme vám, aby denně usnadňovaly práci i vám!

 

Další informace:

Evropské dny pracovních příležitostí

Drop’pin@EURES

Najděte si svého poradce EURES

Pracovní a životní podmínky v zemích sítě EURES

Databáze pracovních míst na portálu EURES

Služby sítě EURES pro zaměstnavatele

Kalendář akcí EURES

Připravované on-line akce

EURES na Facebooku

EURES na Twitteru

EURES na LinkedIn