Deset nasvetov za uspešno organizacijo virtualnega sestanka

Ne skrbite! Za vse, ki delate na daljavo, smo pripravili deset nasvetov za organizacijo virtualnega sestanka. Če trenutno iščete zaposlitev, vam bodo ti napotki mogoče koristili pri razgovorih za službo na daljavo ali zgolj zato, da ostanete v stiku s prijatelji.

Naših prvih pet nasvetov lahko organizatorjem tovrstnih sestankov pomaga pri pripravi teh sestankov.

1. Izberite programsko opremo
   Dandanes obstaja veliko dobrih spletnih aplikacij za videokonferenčne klice, npr. Zoom, Skype in Microsoft Teams. Seznanite se z njimi in izberite tisto, ki vam najbolj ustreza. Preverite, ali je programska oprema brezplačna in koliko udeležencev lahko na sestanku hkrati sodeluje.
2. Nato jo preizkusite
   Programsko opremo najprej preizkusite s prijateljem ali sodelavcem. Večina aplikacij za videokonference je zelo preprosta za uporabo, potem ko jih enkrat preizkusite. Kljub temu se lahko ob prvi uporabi pogosto kaj zalomi, če z njimi niste seznanjeni.
3. Najdite primeren čas
   Preverite koledarje udeležencev in upoštevajte delovni čas, časovne pasove in osebne okoliščine. Če na primer veste, da ima udeleženec otroke, se mu lahko prilagodite glede na njegove potrebe.
4. Poskrbite, da bodo vsi pripravljeni
   Udeležencem sporočite, katero orodje bodo potrebovali. Obvestite jih dovolj zgodaj vnaprej in jim dajte jasna navodila. Preverite, ali imajo ustrezno kodo ali povezavo, da se bodo lahko pridružili sestanku.
5. Razpošljite jim dokumente in določite zapisnikarja
   Pomembne dokumente pošljite udeležencem vnaprej, vključno z dnevnim redom sestanka. Če nameravate predstaviti nekaj novega, razmislite o skupni uporabi vašega zaslona med klicem. Prepričajte se samo, da ste izključili prejemanje obvestil za elektronsko pošto in ste zaprli vse zaupne dokumente! Morda boste morali določiti tudi zapisnikarja.

Tudi pri sestankih na daljavo je zelo pomembno, da upoštevate pravila lepega vedenja, zato vam podajamo še pet dodatnih nasvetov za vodenje sestanka.

6. Vzpostavite očesni kontakt
   Vse udeležence spodbudite, naj uporabijo videoklic, saj bo sestanek tako pristnejši. Nekatere aplikacije imajo funkcijo za zameglitev ozadja, ki varuje zasebnost in preprečuje motnje v ozadju. Poskrbite, da boste tudi ustrezno oblečeni. Številni povedo, da se v elegantni obleki tudi počutijo bolj delovno, pa tudi stranke in sogovorci od vas pričakujejo, da izgledate profesionalno.
7. Pustite vsem do besede
   Nekatere aplikacije imajo vgrajeno funkcijo, s katero je na zaslonu prikazana samo oseba, ki govori, kar sodelujoče spodbudi, da se izmenjujejo. V vsakem primeru poskrbite, da moderator sestanka predstavi dnevni red, povzame ključne točke in vsem omogoči, da izrazijo svoja stališča.
8. In ne pozabite izklopiti mikrofona, ko ne govorite!
   Hrup iz ozadja, kot so domači ljubljenčki ali majhni otroci, je lahko moteč. To lahko preprečite tako, da uporabite slušalke z vgrajenim mikrofonom, ne pozabite pa, da se lahko skozi mikrofon sliši tudi vaše dihanje. Najboljši način v izogib temu je, da popolnoma izklopite zvok, ko poslušate druge.
9. Ne pozabite na vljudnostne fraze
   Vprašanje „Kakšno je bilo vaše potovanje?“ v tem primeru ne pride v poštev, vseeno pa povprašajte po splošnem počutju udeležencev. Nekateri ljudje se lahko počutijo izolirane in osamljene, ko delajo od doma, zato je lahko neformalni pogovor na sestanku dobrodošel vir komunikacije.
10. Spremljanje
    Spremljajte izvajanje sklepov sestanka kot običajno. Po potrebi pošljite okrožnico z jasnimi konkretnimi ukrepi in osebami, ki so odgovorne za njihovo izvedbo.

Upamo, da vam bo teh deset nasvetov v pomoč pri organizaciji virtualnega sestanka. Veliko sreče!

Sorodne povezave:

Zoom

Skype

Microsoft Teams

Več o tem:

Evropski dnevi zaposlovanja

Drop’pin@EURES

Poišči Euresove svetovalce

Življenjske in delovne razmere v državah Euresa

Euresova zbirka podatkov o prostih delovnih mestih

Euresove storitve za delodajalce

Euresov koledar prireditev

Prihodnji spletni dogodki

EURES na Facebooku

EURES na Twitterju

EURES na LinkedInu