Não se preocupe. Se estiver a trabalhar à distância, temos dez sugestões para ajudar a organizar reuniões virtuais. Se está à procura de trabalho, pode também utilizar estes conselhos em entrevistas de emprego à distância ou simplesmente para permanecer em contacto com os amigos.
As cinco primeiras sugestões são úteis para quem tiver de organizar uma reunião:
- Escolha o software…
Já há muitas aplicações de videoconferência sofisticadas, por exemplo, Zoom, Skype e Microsoft Teams. Pesquise e descubra a melhor para si. Certifique-se de que o software é gratuito e permite a participação de todos. - … e teste-o!
Não se esqueça de testar previamente o software com um amigo ou um colega. A maior parte das aplicações de videoconferência torna-se simples, mas as coisas podem correr mal na primeira utilização, quando ainda não está familiarizado. - Marque uma hora conveniente
Verifique as disponibilidades e atenha-se aos horários de trabalho, tendo em conta os fusos horários e as circunstâncias de cada um. Por exemplo, mostre-se mais flexível se souber que um dos participantes tem filhos. - Trate dos preparativos
Comunique aos participantes as ferramentas necessárias. Avise com antecedência suficiente e dê instruções claras. Lembre-se também de enviar o código ou a hiperligação necessária para participar na reunião. - Faça circular os documentos e nomeie uma pessoa para tomar notas
Partilhe antecipadamente os documentos importantes, incluindo a ordem do dia, caso necessário. Se quiser mostrar algo, considere a possibilidade de partilhar o ecrã durante a videochamada. Não se esqueça de antes desligar os alertas de correio eletrónico e fechar as janelas confidenciais! Poderá também precisar de nomear uma pessoa para redigir a ata.
É importante cumprir algumas regras, mesmo em reuniões à distância. Aqui ficam mais cinco sugestões:
- Sorria para a câmara!
Promova a utilização do vídeo, para dar uma sensação mais próxima da realidade. Algumas aplicações têm a opção de esbater o fundo, protegendo a privacidade e evitando as distrações. O vestuário também é importante: uma roupa adequada ajudá-lo-á a concentrar-se no trabalho. Além disso, tanto clientes como entrevistadores estarão à espera de um visual profissional. - Deixe toda a gente falar...
Algumas aplicações só mostram no ecrã a pessoa que estiver a falar, o que incentiva os participantes a intervir à vez. Ainda assim, poderá ter um presidente para anunciar os pontos da ordem do dia, resumir os principais temas e dar a palavra. - … e silencie o seu microfone quando não estiver a falar!
O ruído de fundo causado por animais de estimação ou crianças pode incomodar. Os auscultadores com microfone incorporado ajudam, mas é possível que até a respiração seja excessivamente audível. A forma mais segura de evitar esta situação é pôr o microfone no silêncio enquanto estiver a ouvir as outras intervenções. - Não se esqueça da conversa de circunstância
Questionar como correu a viagem não funciona neste caso, mas pergunte a todos como estão. Algumas pessoas sentem-se isoladas a trabalhar em casa, pelo que poderá ser positivo ter uma conversa descontraída na reunião. - Dê seguimento
Faça o acompanhamento normal da reunião. Se necessário, distribua um documento com pontos de ação claros e a indicação dos respetivos responsáveis.
Esperamos que estas dez sugestões sejam úteis para a sua reunião virtual. Boa sorte!
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Informação detalhada
- Data de publicação
- 7 de abril de 2020
- Autores/Autoras
- Autoridade Europeia do Trabalho | Direção-Geral do Emprego, dos Assuntos Sociais e da Inclusão
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